La ley anti fraude de 2021 ha propiciado una reforma en la normativa sobre facturación electrónica. En pocos meses, las empresas de todos los tamaños y los autónomos deben adaptarse a unas nuevas prácticas que facilitarán el camino de la automatización y que pretenden avanzar en la lucha contra la defraudación.
Los nuevos requisitos de la ley anti fraude de 2021
La Ley 11/2021, conocida de forma coloquial como ‘ley anti fraude’, ha reformado varias normas. Entre otros aspectos, ha modificado algunos artículos de la Ley General Tributaria. Uno de los puntos es, de hecho, la exigencia de unos requisitos para los programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación y de gestión de quienes desarrollen actividades económicas.
En concreto, estos deben garantizar “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Requisitos semejantes han venido siendo obligatorios en los libros de cuentas y en las facturas desde hace muchos años. Podemos ver que el texto de la nueva obligación es parecido al del artículo 29.1 del Código de Comercio, referido a los libros y documentos contables. Y los requisitos que el artículo 68.1 del reglamento del IVA exige a los libros registro se expresan en términos similares. Esa filosofía también alcanza a los medios de expedición de las facturas en la actual redacción del artículo 8 del reglamento de facturación.
Ahora, vamos un paso más allá. Los nuevos requisitos no solo se aplican a las cuentas o facturas, sino también a sus registros informáticos. Esto quiere decir que debe quedar constancia de que una factura se ha dado de alta y en qué condiciones. Si, más tarde, necesitamos rectificar la factura, haremos un nuevo registro, que modificará la original, pero no su registro informático.
Los objetivos son varios. Entre ellos, se pretende que no se pueda llevar una doble contabilidad e impedir que se dejen de anotar transacciones realizadas, se escriban otras distintas a las que se han producido en realidad o se alteren las ya registradas.
¿A quiénes afectan las normas del software anti fraude?
La ley prevé tres tipos de obligados: productores, comercializadores y usuarios. Los productores de software deberán certificar sus programas o sistemas. Así, por ejemplo, si somos usuarios de Orange Factura Electrónica, contamos con la tranquilidad de saber que Orange se encarga de facilitar la transición y de garantizar que se cumple en todo momento los requerimientos de la nueva normativa.
Por su parte, los usuarios no podrán tener programas o sistemas no certificados ni manipular los que sí lo estén. La mera tenencia de un software que incumpla esta obligación será castigada con una sanción de 50 000 € por cada ejercicio.
En esta categoría de usuarios estarán incluidos todos los obligados a facturar que utilicen sistemas informáticos para hacerlo. Pueden ser personas físicas que realizan actividades económicas que tributan en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), sociedades y otras entidades sujetas al impuesto sobre sociedades, sujetos al impuesto sobre la renta de los no residentes que realizan actividades económicas… Incluso entidades en atribución de rentas que realizan actividades económicas por cuyas rentas tributan sus socios, herederos, comuneros o partícipes.
¿Cuándo será obligatoria la reforma de la facturación electrónica?
En principio, la norma que ha introducido los nuevos requisitos entró en vigor el 11 de octubre de 2021. Sin embargo, como hemos comentado, el software anti fraude deberá seguir un proceso de verificación. Por ello, de momento, no nos pueden sancionar.
Lo que está previsto es que antes de finalizar 2022 se apruebe un real decreto que desarrolle la reforma. El proyecto, que ya conocemos, prevé que, a continuación, se admita una orden ministerial con los requisitos técnicos que los productores del software deberán certificar mediante una declaración responsable.
Por su parte, los usuarios (empresas y autónomos) tienen como hito el 1 de enero de 2024. A partir de esa fecha, estarán obligados a operar con los programas aprobados.
¿Qué novedades trae la reforma del software de facturación, contable y de gestión?
Los nuevos sistemas y programas no solo tendrán que cumplir con los requisitos introducidos en la Ley General Tributaria. Deberán, además, ser aptos para un nuevo modo de comunicación con la Agencia Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación.
Esta novedad será voluntaria, pero reportará ciertas ventajas. Entre ellas, que la información remitida se incorporará de forma automática a determinados libros del IRPF y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Además, quienes decidan remitir sus facturas a través de esta nueva forma de comunicación con la Agencia Tributaria insertarán en ellas la expresión ‘VERI*FACTU’. En su lugar, también podrá figurar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
Esto permitirá que los destinatarios sean conscientes de que la factura ha sido remitida a la Agencia Tributaria y podrán verificarlo por sí mismos. Gracias a ello, se podrán eliminar suspicacias en torno a la economía sumergida. Además, para los destinatarios de facturas que sean empresarios y profesionales, esto facilitará la inclusión automática de la información en sus libros registro.
El camino ya viene marcado desde hace tiempo hacia la automatización de muchos procesos ligados a la facturación. Ejemplos ya vividos son el Suministro Inmediato de Información (SII) y el Ticket BAI de las haciendas forales vascas.
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