Las facturas rectificativas son documentos imprescindibles a la hora de registrar una operación comercial en la que haya errores. Su uso viene regulado por el Reglamento de Facturación, y se utilizan para rectificar una factura original errónea.
Pero ¿sabes qué son estas facturas, cuándo se deben emitir y, sobre todo, cómo se emiten? Te explicamos todos los detalles.
Qué es una factura rectificativa
Como su propio nombre indica, una factura rectificativa es un documento que corrige algún dato de otra factura, a la que enmienda. Se utiliza en España desde la reforma del reglamento de 2021, unificando a la factura de abono (o nota de crédito, como se denomina en otros países) en único documento. Desde entonces se ha convertido en un elemento imprescindible si existe algún error en la factura original, ya que esta no se puede modificar ni alterar.
También se utilizan cuando se debe realizar una devolución de determinada mercancía o para recuperar el IVA repercutido de una factura impagada ante la Administración tributaria.
Cuándo se debe emitir una factura rectificativa
Existen determinados supuestos en los que es obligatorio emitir una factura rectificativa. Tal y como informa la Agencia Tributaria, estos requisitos son los siguientes:
- Cuando la factura original no cumpla con algunos de los requisitos que establecen los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación, que son los que detallan cuál tiene que ser el contenido de la factura y de los documentos sustitutivos, respectivamente. En concreto, los datos fundamentales que afectan a todas las facturas, y cuyo error u omisión dan lugar a la emisión de una factura rectificativa, son los siguientes:
- Número y, en su caso, la serie. La numeración de cada serie será correlativa en función de la fecha de la factura.
- La fecha de expedición.
- Nombre, apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de identificación fiscal por la Administración tributaria española o, en su caso, la de otro país miembro de la Unión Europea.
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de la operación.
- Descripción de las operaciones, donde se deberán consignar todos los datos para la determinación de la base imponible.
- El tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
- La cuota tributaria que se repercuta, y que deberá consignarse por separado.
- La fecha en la que se hayan realizado las operaciones que se documentan.
- En caso de que se haya dado alguna circunstancia que dé lugar a una modificación de la base imponible del IVA.
- Si las cuotas del IVA repercutido no se hubiesen precisado.
Tipos de facturas rectificativas
Las facturas rectificativas se podrán hacer por dos motivos:
- Por sustitución, que deberá informar de la rectificación que se haya realizado indicando el importe del cambio. Es decir, se han de registrar dos facturas: la errónea, con importes negativos, y la rectificativa. Por ejemplo, para una factura de 1000 € que haya que reducir 200 €, se deberá emitir una factura de -1000 € con una cuota tributaria de -210 € y, en paralelo, una factura rectificativa por 800 € con una cuota tributaria de 168 €.
- Por diferencias, en la que se debe indicar directamente el importe de la rectificación, sin que el signo se tenga en cuenta. En el ejemplo anterior, se deberá emitir una única factura rectificativa con importe de -200 € y una cuota de -42 €.
Cómo se emite una factura rectificativa: todos los detalles
Si la empresa concurre con las circunstancias que obligan a emitir una factura rectificativa, lo primero que debe saber es cómo se emite. En general, las facturas rectificativas tienen la misma estructura y datos que una factura normal (en concreto, la factura original), aunque hay algunas diferencias:
- En primer lugar, ha de hacerse constar su condición de factura rectificativa, así como la causa que motiva su rectificación.
- Datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada.
- Una serie especial de numeración. Por ejemplo, en el caso de las facturas rectificativas, se puede utilizar la serie “REC”, que será diferente a la factura original. Y al igual que la numeración original, esta debe ser correlativa y no tener saltos.
- En caso de que sea necesario rectificar algún dato relativo a la base imponible o a la cuota tributaria, se podrán consignar de dos formas diferentes:
- Indicando de forma explícita el importe de la rectificación. Si la diferencia es positiva, deberá utilizarse el signo positivo; en caso contrario, deberá ir con signo negativo.
- Como alternativa, se podrá señalar el importe de dicha rectificación. Es decir, el importe total que quedaría tras la rectificación.
En definitiva, las facturas rectificativas son documentos que tienen una gran utilización en las transacciones comerciales actuales, ya que deben utilizarse en determinados supuestos muy comunes.
