El año 2020 ha arrancado con algunas novedades fiscales para los autónomos. Una de estas es la obligación de incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la contraparte de cualquier operación en los libros contables del autónomo de ventas e ingresos, así como en los de gastos y compras.
Esta novedad pone en relevancia una de las obligaciones formales de estos profesionales, la de llevanza de libros contables. Un autónomo, aunque persona física, ejerce una actividad económica o profesional como una empresa, y esta actividad es reflejada en dichos libros contables obligatorios.
Lo que sí existe es una clara diferencia en las obligaciones si el sujeto tributa por estimación directa o lo hace por estimación objetiva con recargo de equivalencia.
Libros obligatorios en estimación directa
Actualmente distinguimos entre tres libros contables del autónomo obligatorios, al que añadir un cuarto en circunstancias especiales:
Libro de registro de facturas emitidas
En este libro se anotan todas las facturas que expide el trabajador por cuenta propia a lo largo del ejercicio fiscal.
La normativa fiscal no obliga al autónomo a llevar un tipo específico de libro de IVA siempre que se garantice la integridad de su contenido
Para cada factura, se debe anotar la siguiente información: fecha de facturación, número de factura (consecutivo y ordenado por fecha), la base imponible, el tipo impositivo de IVA, la cuota de IVA, el importe total y, como es obligatorio desde este año, el NIF de la contraparte.
Libro de registro de facturas recibidas
En este caso, se reflejan todas las facturas que recibe el autónomo por compras o prestación de servicios para su actividad económica o profesional.
En todas estas facturas, además del NIF del profesional como receptor, deben aparecer estos otros datos: fecha y número de factura, razón social del proveedor con su NIF, concepto por el que se factura, base imponible, tipo y cuota de IVA e importe total.
Libro de registro de bienes de inversión
En toda actividad económica, hay que separar lo que es un gasto de lo que es una inversión (compra de local, maquinaria, vehículos, etc.).
Mientras el gasto es deducible en el IRPF del autónomo, en la inversión lo es su amortización. Este porcentaje, según el tipo de bien, se ‘retira’ y considera como gasto para posteriormente poder hacer frente económicamente a su sustitución.
Por esta razón se separan los bienes de inversión en un libro de registro individual. La información que contiene solo se diferencia de el de facturas recibidas en que se añade una línea nueva, la que indica los años y el porcentaje de su amortización.
Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias
Si el autónomo esta inscrito en el registro de devolución mensual del IVA, deberá también añadir este libro y, por tanto, presentar mes a mes el modelo 340.
La información que contiene difiere en parte de los libros anteriores: operación y fecha, descripción de los bienes objeto de la operación con referencia (factura o título de posesión), identificación del destinatario o remitente con razón social y número de IVA y estado miembro de origen o destino de los bienes.
Libros para autónomos en régimen recargo de equivalencia
Los autónomos comerciantes minoristas (con algunas excepciones que marca la Agencia Tributaria) tributan bajo el régimen de recargo de equivalencia.
En este régimen, los proveedores repercuten al comerciante en la factura el IVA correspondiente más el recargo de equivalencia, de forma separada y de la siguiente forma: un recargo del 5,2% a los artículos con un IVA del 21%, un 1,4% a los que tengan un IVA del 10% y un 0,5% a los de 4%.
Por todo ello, no estarán obligados a llevar los libros registro de carácter general, salvo el de facturas recibidas. En este se reflejarán las adquisiciones destinadas a este régimen.
También deberán llevar un libro registro de operaciones realizadas en Régimen Simplificado, si el índice o módulo en el que operen depende del volumen de operaciones realizado.
Obligaciones en la llevanza de libros
Los libros, así como las facturas, deberán custodiarse como mínimo cuatro años desde la presentación de la declaración o autoliquidación en la que se reflejan estos ingresos o gastos.
Estas declaraciones serán tanto la periódica de IVA como la liquidación final de los resultados del ejercicio en el IRPF. Existe una excepción clara en el caso de los bienes de inversión, ya que la amortización supera los cuatro años desde su adquisición.
Sobre la forma de presentación de los libros, no hay ninguna obligación formal de llevanza. Se puede llevar de forma electrónica o en papel, solo se exige que se garantice su legibilidad, conservación e integridad.
Lo que sí es obligatorio es que si lo exige la Agencia Tributaria, puedan tener acceso sin ningún tipo de problema.
Una flexibilidad que permite al trabajador llevar más fácilmente, solo o con ayuda de un profesional, el control de sus operaciones que se reflejan en estos libros contables del autónomo.
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