Llegan novedades a la factura electrónica. Si la ley antifraude de 2021 estableció un marco para todo el software contable, de facturación y gestión, ahora es la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, la que impone obligaciones adicionales.
¿A quién afectan las novedades en la factura electrónica?
Hasta ahora, la factura electrónica solo era obligatoria para ciertos prestadores de servicios públicos que se califican de interés general. Aunque estas empresas continuarán con un marco semejante, se verán influidas por los nuevos requisitos técnicos.
Ahora, el círculo de compañías afectadas de alguna manera llega a todo tipo de empresarios o profesionales. En líneas generales, podemos decir que el concepto de empresario o profesional comprende a organizaciones de todos los tamaños, incluidos los trabajadores autónomos. Con independencia de que tengan empleados o cuenten con una sociedad.
¿En qué relaciones será obligatoria la factura electrónica?
Todos los empresarios y profesionales deberán facturar de manera electrónica en sus relaciones comerciales con otros empresarios o profesionales. Aquí entran no solo las que emitan a sociedades mercantiles, sino que también incluye a un profesional liberal y a un empresario individual, por ejemplo. En definitiva, será la norma en las relaciones business-to-business (B2B).
Además, como hasta ahora, los prestadores de servicios públicos de interés general deberán generar facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que lo acepten o lo hayan solicitado de forma expresa. No obstante, se verán afectados por el nuevo marco técnico de la facturación electrónica.
¿Qué tipos de requisitos técnicos se exigirán?
Hasta ahora, una factura, para ser considerada electrónica, debía cumplir con ciertos requisitos. Tenía que tener el contenido de cualquier factura, ser emitida y recibida por medios electrónicos y garantizar su autenticidad e integridad. Esto último se lograba por medios como la firma electrónica avanzada o el intercambio electrónico de datos.
Ahora, la atención se centra, además, en las soluciones o plataformas de facturación electrónica. Podemos implementarlas por nosotros mismos o recibir el servicio de un proveedor externo, pero en ambos casos se debe garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Además, esos requisitos deberemos cumplirlos tanto si somos el emisor como si somos el receptor de la factura. Como receptores, no podremos obligar a nuestro proveedor a que emita la factura con una solución o plataforma determinada.
Por otro lado, los sistemas electrónicos e informáticos que soporten las obligaciones de facturación deben cumplir los requisitos del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. Según esta, deben garantizar “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Además, hay una novedad importante relacionada con los plazos de pago. La factura electrónica deberá incluir ciertos requisitos técnicos y de información para verificar la fecha de pago y obtener los períodos medios de pago. Así se pretende facilitar el cumplimiento de las medidas contra la morosidad en las relaciones entre empresas.
Los desarrollos reglamentarios pendientes
Las principales claves ya están marcadas, pero deben concretarse muchos aspectos técnicos. Será necesario detallar procedimientos y requisitos que clarifiquen en qué se traduce todo lo que reclama la reforma.
Todo esto se hará a través de varios desarrollos reglamentarios (reales decretos, órdenes ministeriales, etcétera). De uno de ellos, ya conocemos su proyecto. Entre sus principales novedades, figura que, con cada factura, electrónica o no, deberá emitirse un registro inalterable de alta de la factura. Después, podremos modificar una factura conforme al procedimiento de rectificación. Lo que no podremos hacer será eliminar ni alterar el registro informático que la dio de alta.
Además, tendremos la opción de remitir estos registros de forma automática a la Agencia Tributaria. Si lo hacemos, contaremos con ventajas en la gestión de libros de registro y nuestros clientes podrán verificar que enviamos la factura a Hacienda.
Otro desarrollo importante es el de las propias obligaciones introducidas por la Ley Crea y Crece. Tendrá que aprobarse un real decreto en el que se clarifique el procedimiento para revisar los plazos de pago y calcular el período medio de pago. Además, también detallará los requisitos de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas y los requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
En principio, la norma establece de plazo hasta el 29 de marzo para que se apruebe este segundo real decreto. De todas formas, esa fecha podría variar.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en relaciones B2B?
Deberemos esperar a la aprobación del real decreto que desarrolle las obligaciones de la Ley Crea y Crece. Pasado un año desde la aprobación de este reglamento, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones B2B para los empresarios y profesionales con más de ocho millones de euros anuales de facturación. Para el resto, lo será a los dos años de la publicación del real decreto.
Las subvenciones para la facturación electrónica
Este proceso se verá apoyado por Kit Digital. Entre sus categorías de soluciones de digitalización, incluye la facturación electrónica. Este programa dirigido a pymes y autónomos de menos de 50 empleados cuenta con subvenciones de hasta 2000 € en este campo.
Las sanciones por incumplimiento de la normativa de facturación electrónica
Nos pueden sancionar si no ofrecemos a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas. También si no permitimos el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas. Pueden apercibirnos o multarnos con una cantidad de hasta 10 000 €.
Como vemos, la factura electrónica será obligatoria para todo tipo de negocios. Quedan al margen, de momento, quienes solo vendan o presten servicios a particulares. En todo caso, la dirección está clara: avanzamos hacia la digitalización de la facturación. Por ello, conviene contar con el respaldo de un proveedor de confianza, como Orange Facturación Electrónica, que nos acompañará y hará más sencillo y productivo el camino.
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