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Qué es la firma electrónica y cómo utilizarla

Aunque la firma electrónica pudiera parecer algún tipo de elemento identificativo digital para los usuarios, en realidad es un concepto jurídico que otorga validez a un mensaje electrónico, y que lo equipara a la firma manuscrita.

¿Sabes realmente qué es la firma electrónica y qué utilidad tiene? Y, sobre todo, ¿sabes qué se necesita y en qué circunstancias tienes que utilizarla? Te lo explicamos.

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Qué es la firma electrónica y qué utilidad tiene

La firma electrónica es un conjunto de datos que acompañan a un documento electrónico y que sirven para identificar de forma unívoca al firmante. Además, asegura la integridad de lo firmado, garantizando que la información recogida en el texto no ha sufrido alteración o manipulación.

La regulación de la firma electrónica en España está recogida en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y se desarrolla en más profundidad en la sección Base legal de las Firmas. La ley otorga a la firma electrónica la equivalencia funcional con la firma manuscrita respecto de los datos consignados en formato electrónico. Gracias a ello, la firma electrónica asegura también el principio de no repudio del documento firmado, ya que los datos que utiliza el firmante son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado cierto documento.

En España, la firma electrónica se puede utilizar para firmar todo tipo de documentos y contratos. De hecho, existen muchas otras categorías de documentos (y de casos de uso) para las que la firma electrónica resulta especialmente ventajosa, como son las licencias de cesión de propiedad intelectual, los formularios para la verificación de identidad o de edad, los documentos de aceptación de deuda o la liquidación de impuestos, entre muchos otros supuestos.

Cómo firmar un documento

Para firmar un documento, es necesario disponer de un certificado digital o de DNI electrónico. Ambos soportes contienen diferentes claves criptográficas con todos los elementos necesarios para firmar, y su objetivo es identificar inequívocamente a su poseedor. Los certificados electrónicos con emitidos por proveedores de servicios de certificación. El proceso básico que se sigue para la firma electrónica es el siguiente:

  1. El usuario dispone de un documento electrónico, como un word, un PDF o un formulario en una página web, y un certificado electrónico que le identifica.
  2. La aplicación o el dispositivo digital utilizado para la firma electrónica realiza un resumen del documento.
  3. La aplicación utiliza la clave privada para codificar este resumen y crea otro documento electrónico que contiene ese compendio codificado, que es el que contiene la firma electrónica.

El resultado de este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y las claves del firmante. La firma electrónica es, por tanto, el documento resultante de este proceso.

Cofirma y contrafirma de un documento electrónico

Algunos documentos electrónicos pueden exigir varias firmas electrónicas, igual que cualquier contrato privado que exija varias firmas manuscritas. Por eso, si un documento electrónico contiene varias firmas, podemos encontrarnos con cualquiera de los siguientes casos:

  • Cofirma o firma en línea: los firmantes están al mismo nivel y el orden de las firmas no es relevante.
  • Contrafirma o firma en cascada: importa el orden, ya que cada firma refrenda a la anterior.

La cofirma no difiere apenas de una firma en la mayoría de los casos, y bastará con realizar una rúbrica del documento anteriormente firmado. El caso de la contrafirma es más complejo, ya que es necesario conocer los flujos de la aplicación con antelación.

Aplicaciones de firma electrónica

Las aplicaciones de firma electrónica son los programas que permiten firmar un documento electrónico. Existen algunos programas que utilizamos de forma cotidiana, como Microsoft Word o Adobe Acrobat que permiten firmar el mismo documento que se genera. Sin embargo, existen algunas aplicaciones específicas de firma de documentos gratuitas y que están ofrecidas por las Administraciones Públicas.

AutoFirma

AutoFirma es una aplicación de firma electrónica desarrollada por el Ministerio de Hacienda. Su principal objetivo es ofrecer al usuario un sistema de firma en el que se pueda firmar cualquier documento electrónico de forma sencilla. El usuario tan solo tiene que indicar qué fichero quiere suscribir y la aplicación escoge de forma automática el formato de rúbrica que debe aplicar, liberando al usuario de cualquier duda técnica que pueda surgir.

Está disponible para Windows, Linux y Mac.

VALIDe

VALIDe es una aplicación de validación de firma y certificados online de la Administración General del Estado. Permite generar firmas electrónicas en múltiples usuarios y ofrecer la posibilidad de validarlas y visualizarlas.

Formatos de firma electrónica

Los usuarios disponen de diferentes formatos para la firma electrónica, dependiendo de sus necesidades o escenarios específicos. Los más utilizados son los siguientes:

  • XML: es una especificación desarrollada al amparo del w3c que permite la firma completa o parcial de documentos utilizando XML estándar. Está basado en texto plano, lo que permite que su estructura sea legible por los humanos.
  • PDF-Signature: es una firma electrónica que se encuentra integrada dentro de documentos PDF y que cumplen con los estándares ISO-32001. Es una de las firmas más accesibles por los usuarios, ya que tan solo es necesario disponer de un lector de documentos PDF, como Acrobat Reader. Gracias a su fácil accesibilidad, se utiliza en los casos en los que el usuario final son personas naturales.
  • Cryptographic Message Syntax (CMS) / PCK#7: se utiliza para mensajes que se encuentran protegidos criptográficamente. Diseñado inicialmente para el envío y la recepción de correos electrónicos, utiliza el estándar PCKS#7 e incorpora información de sellado de tiempo obtenidos por una Timestamp Authority (TSA).
  • Formatos avanzados de firma: cada uno de estos formatos dispone de soportes avanzados, como XAdES para XML, PAdES para PDF o CAdES para CMS.

En definitiva, la firma electrónica es un trámite administrativo que sirve para firmar documentos oficiales a través de internet. Su uso está cada vez más generalizado, especialmente teniendo en cuenta que muchos documentos se presentan de forma telemática.

Imagen | Pixabay.com\Free-Photos

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