Hoy son millones los negocios en todo el mundo que han mejorado su productividad y la colaboración entre empleados y proveedores gracias a Office 365, una plataforma de soluciones en la nube que va mucho más allá del paquete Office de toda la vida, formado por el tradicional procesador de textos Word, la herramienta de presentaciones PowerPoint o la hoja de cálculo Excel.
Efectivamente, Office 365 es mucho más que un paquete de licencia perpetua vinculada a un PC, como ocurría hasta no hace mucho. Office 365 incluye otros servicios de colaboración, como el trabajo en equipo de Microsoft Teams o el correo electrónico (Outlook) hospedado en la nube y con muchos GB de capacidad. Además, ofrece almacenamiento en línea (en realidad un disco duro virtual) con OneDrive o la plataforma de colaboración SharePoint y el servidor de correo Exchange.
Para distintos tipos de empresas
Conviene recordar que Office 365, la primera gran apuesta de Microsoft en el cloud, está pensado para varios tipos de empresas, desde autónomos a compañías de distinto volumen, pasando por micropymes y firmas de tamaño mediano. El Office 365 hasta 300 usuarios se ofrece en dos versiones: Essentials y Premium.
En la versión Premium (la más completa) se incluye la versión de escritorio de las aplicaciones más recientes de Office. Se trata de Word, Excel, PowerPoint, Outlook (50 GB) y Access (solo para PC), que pueden ser instaladas y usadas en varios equipos con Windows, pero también desde ordenadores Mac o desde tabletas y teléfonos con Android y con iOS. Además, la opción Premium da derecho a usar servicios como Exchange, Onedrive (hasta 1 TB), SharePoint y Teams, plataforma de colaboración que ha sido muy bien recibida en el mercado y que ha jubilado a Skype Empresarial.
Por su parte, en la versión Essentials, las aplicaciones están disponibles solamente online, aunque por internet se puede acceder a todos los servicios en la nube que incluye el plan Premium.
Si un cliente se decide por la versión Premium de Office 365, va a contar en todo momento con las versiones más recientes de cada aplicación que integran, que se actualizarán automáticamente, como parte de su suscripción. Pero la conexión a internet no solo servirá para tener Office 365 al día, sino también para instalar y acceder en cada momento a todos los servicios que incorpora, como Teams (en el caso de la versión Premium), donde se pueden hacer llamadas de voz y videollamadas, y donde varios usuarios podrán modificar y comentar a la vez un mismo documento de Word, Excel o PowerPoint, lo que facilita el trabajo en grupo.
En todo caso, la versión Premium de Office 365 permite disponer de la suite ofimática en el escritorio del ordenador y trabajar con ella sin conexión. Y con la seguridad de que, en el momento en que el equipo se conecte, el trabajo realizado offline se sincronizará automáticamente y se recuperará. De esta forma, el usuario no tendrá que preocuparse por si los documentos están actualizados o no. Sencillamente siempre lo estarán.
Office en el teléfono móvil y la tablet
En la tienda de aplicaciones de Android, el usuario de Office podrá bajarse versiones con funciones táctiles de Word, Excel, PowerPoint, SharePoint o Teams, además de Outlook. Para empezar a usarlas, únicamente necesitará activarlas con la cuenta Premium. Cuando el usuario trabaje con sus documentos en el móvil, los cambios permanecerán y se sincronizarán al instante para que los encuentre tal cual los dejó cuando vuelva a ellos en el PC o el Mac. Además, podrá agregar comentarios y controlar cambios cuando colabore con otros usuarios. Lo mismo pasará si accede desde un iPad o en el iPhone porque Office 365 también está optimizado para trabajar en dispositivos gobernados por iOS.
Pruebas gratuitas y configuración
Si una empresa prueba con cuentas gratuitas de Office 365, la información y la configuración de esas cuentas de usuario permanecerán intactas. Cuando expire la prueba gratuita, no podrá seguir usando la suite de Microsoft en la nube, pero dispondrá de 30 días adicionales para darse de alta pagando en el servicio antes de que se elimine la información. Eso sí, una vez borrada la información de la cuenta de prueba, el usuario no podrá recuperarla de ninguna manera. Configuración de Office 365 proporciona una guía paso a paso para implantar la solución en la empresa. En pocos pasos, el gestor podrá iniciar sesión en Office 365, configurar el nombre de dominio de su organización y agregar cuentas de usuarios, instalar Office y mover sus correos electrónicos actuales al nuevo entorno en la nube. Además, para facilitar las cosas, Microsoft permite combinar suscripciones Essentials y Premium.
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