Los trámites de forma telemática ayudan al autónomo, y con las oficinas de las administraciones públicas cerradas, se convierten en su única posibilidad.
Para realizarlos es necesario hacerlo de forma segura, garantizando tanto la identidad de quien efectúa el trámite como la integridad de la información que resuelve.
Las gestiones de forma telemática son múltiples y variados. Destacan las presentación y liquidación de impuestos, pero también de recursos, reclamaciones, solicitud de subvenciones y ayudas y todos los concernientes con la Seguridad Social.
Los diferentes sistemas para realizar trámites de forma telemática segura se diferencian en su forma de validación
Todo ello sin olvidar un punto clave: poder firmar electrónicamente documentos, incluidas facturas a organismos públicos y todo tipo formularios oficiales. Aunque algunos organismos tengan otros sistemas propios de verificación, por ejemplo, a través de un usuario validado previamente y contraseña, existen tres formas generales con las que poder acceder.
El certificado electrónico
Los diferentes tipos de certificados electrónicos que pone a disposición la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) permiten identificarse y realizar trámites de forma segura a través de Internet. Hay diferentes certificados: para personas físicas, empresas (administrador único y representante) y administraciones públicas, pero el que corresponde al autónomo es el primero.
El certificado para personas físicas se emite sin coste a cualquier ciudadano. El único requisito es estar en posesión de su DNI o NIE. Gracias este certificado, le permitirá identificarse de forma telemática y firmar o cifrar documentos electrónicos.
Obtener el certificado software
El certificado digital se instala en el navegador. En estos momentos la FNMT permite la descarga solo a través de dos: Internet Explorer y Mozilla Firefox. Una vez obtenido el certificado, se puede instalar en otros navegadores como Chrome o Edge, pero en ocasiones pueden producirse problemas de compatibilidad.
El proceso de obtención del certificado software (un archivo descargable) de usuario tiene cuatro pasos que deben hacerse en orden. El primero es la solicitud vía internet de su certificado, identificándose con su nombre, apellidos, DNI y proporcionando una dirección de correo. Al finalizar este proceso recibirá en su email un código de solicitud que tendrá que presentar al acreditar su identidad y usar posteriormente a la hora de descargar su certificado.
Para acreditar la identidad hay que ir a una Oficina de Registro. Existe un localizador de oficinas (organismos públicos) para que pueda acudir a la más cercana. Las sedes de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social están incluidas, pero debe pedir cita previa. Ya acreditada su identidad, aproximadamente una hora después de haberlo hecho podrá descargar su certificado de usuario. Es muy importante señalar que solo podrá obtenerlo en el mismo ordenador que lo ha solicitado.
Tras descargar su certificado es muy recomendable hacer una copia de seguridad en un dispositivo de almacenamiento externo. Así se podrá instalar en otros equipos y rescatarlo en caso de eliminar accidentalmente la primera copia.
Obtener certificado con DNIe
Uno de los problemas, y más en situación de confinamiento, es no poder acreditarse al no existir atención presencial en organismos públicos. Por ello, podrá obtener un certificado FNMT a través de un DNI electrónico (DNIe) válido y no revocado. El proceso arranca igual: se solicita y envían a su correo electrónico el código de solicitud necesario para poder descargarse el certificado. También, a partir de una hora después de la solicitud, incorporando el código, podrá descargar su certificado.
En todos los casos el certificado de persona física caduca a los cuatro años. Podrá renovarlo, sin tener que acreditarse de nuevo, durante los 60 días previos a la fecha de caducidad siempre y cuando no haya sido previamente revocado.
DNI electrónico
El DNIe no solo permite descargar un certificado, también es método de acceso a trámites de forma telemática, ya que acredita electrónicamente y de forma inequívoca su identidad y permite firmar digitalmente documentos electrónicos, otorgándoles validez jurídica.
El DNIe incorpora un pequeño circuito integrado (chip) que contiene los mismos datos que aparecen impresos en la tarjeta junto con los certificados de autenticación y de firma electrónica.
Es importante diferenciar ambos. El certificado de autenticación garantiza electrónicamente la identidad del ciudadano al realizar trámites de forma telemática, asegurando que la comunicación electrónica se realiza con la persona que dice ser gracias al certificado de identidad y su clave privada asociada. La firma electrónica permite la firma de trámites o documentos.
Al llevar tiempo implantado, ya prácticamente toda la población tiene DNIe, pero necesitamos algo más. El hardware: un ordenador personal y un lector de tarjetas inteligentes, que es donde insertamos el DNIe. Este puede ser externo (conectado por USB) o interno a través de una tarjeta PCMCIA.
En cuanto al software, es compatible con todos los sistemas operativos actualmente existentes, así como con los distintos navegadores. Tan solo debes instalar los programas que indique según el sistema operativo.
La gran diferencia con el certificado electrónico es que cuando vaya a hacer un trámite debe insertar el DNIe e identificarse a través de un PIN que le entregan en el momento de expedición o renovación en las comisarías de policía.
Los certificados de DNIe también caducan, en este caso, pasados 60 meses como máximo desde su emisión. Para renovarlo se puede acudir sin cita previa a las estaciones de autoservicio que hay en las comisarías de Policía Nacional.
Sistema Cl@ve PIN
Asimismo, puede acceder a sus trámites de forma telemática sin ningún dispositivo con el sistema Cl@ve PIN, con una validez limitada en el tiempo. Este sistema de identificación electrónica está basado en el uso de un código que elige el usuario y un PIN comunicado al teléfono mediante una aplicación (Cl@ve PIN) o la recepción de un SMS.
Para usarlo es obligatorio registrarte previamente en el sistema. Puede hacerlo si tiene certificado y, si no, con una carta de invitación a través de la web de la Agencia Tributaria que le llegará a su domicilio fiscal en pocos días en circunstancias normales. Sus ventajas es que es sencillo y su validez limitada lo hace seguro en ordenadores compartidos.
La firma electrónica de documentos
Por último, estos sistemas para realizar trámites en muchas ocasiones requieren tener instalada alguna aplicación de firma. Estas son programas que permiten firmar un documento electrónico. Algunos de uso cotidiano, como Adobe Acrobat, permiten firmar documentos, pero obligando a que quien lo reciba tenga el mismo programa para comprobar su firma e integridad.
Una aplicación de autofirma permite firmar cualquier tipo de documento electrónico. En la que ofrece la Administración Pública, desarrollada por el Ministerio de Hacienda, tan solo hay que indicar qué fichero quiere firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato que debe aplicar. Este sistema libera al usuario de cualquier duda técnica y se puede usar en Windows, Linux y Mac.
Con diferentes requerimientos, formas de validación y ventajas, todas estas formas de realizar trámites de forma telemática segura ahorran al autónomo mucho tiempo y facilitan su día a día.
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