El certificado digital de persona jurídica es de enorme ayuda para agilizar las gestiones que se hacen día a día con la Administración pública. Gracias a dicho certificado, en el que se identifica con total seguridad la persona o entidad que realiza un trámite, se consiguen muchas ventajas. Estas van de simplificar muchos trámites a reducir errores, incluyendo el cumplimiento de obligaciones legales. No hay que olvidar que algunas administraciones, como la Agencia Tributaria, obligan a las empresas a realizar sus gestiones de forma telemática.
Por todo ello, es tan importante conseguirlo, pero también seguir todos los pasos para una instalación correcta y segura. Lo explicamos.
Certificados de representante: ¿qué son, para qué sirven y quién puede solicitarlos?
El primer paso es saber qué tipo de certificado digital se debe solicitar. En la actualidad, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) emite tres certificados de representación para personas jurídicas.
Certificado de representante para administradores únicos o solidarios
El primero de ellos es el certificado de representante para administradores únicos o solidarios. Como su propio nombre indica, se emiten para la relación de las personas jurídicas a través de sus representantes legales, tanto en el ámbito de la Administración pública como en cualquier otro de índole empresarial en el que se requiera. Por ejemplo, firmando una factura digitalmente o un certificado de empresa.
Este certificado solo puede ser obtenido por las sociedades anónimas y limitadas y siempre que el representante de la sociedad, administrador único o solidario, esté inscrito correctamente en el Registro Mercantil.
Certificado de representación de persona jurídica
El segundo es el certificado de representación de persona jurídica. Se expide a las personas físicas como representantes cuando no sean administradores únicos o solidarios de las personas jurídicas.
Por ello se puede solicitar este certificado a cualquier otro miembro de la empresa, desde directivos hasta apoderados, por ejemplo. Es decir, cualquiera que vaya a realizar algún trámite o gestión en nombre de la persona jurídica.
Su utilidad es la misma, pero además de sociedades anónimas y limitadas, pueden solicitarlo sociedades colectivas, cooperativas, sociedades civiles, organismos públicos y asociaciones, entre muchos otras.
Certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica
Por último, está el certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica. Al igual que el anterior, se expide a personas físicas como representantes, pero en este caso de entidades como comunidades de bienes o de propietarios, entre otros.
En el ámbito empresarial es importante, ya que es el único que pueden solicitar las uniones temporales de empresas (UTE).
¿Cuánto cuesta este certificado digital?
El coste también es diferente según el tipo de certificado. El de administrador único o solidario es de 29,04 € con IVA incluido, y el de persona jurídica de 16,94 €, también impuestos incluidos. Por último, el de entidad sin personalidad jurídica es gratuito. En el caso de certificados con coste, la FNMT emitirá una factura a favor de la empresa a la que representa para que pueda deducirse este gasto y sus impuestos.
Cómo conseguir el certificado digital de persona jurídica: paso a paso
Conseguir un certificado digital de persona jurídica no es complejo, pero sí hay que prestar atención a todos los pasos para procurar no cometer fallos que ralenticen el proceso.
Configuración previa
La existencia de tres tipos de certificado digital conlleva también algunas pequeñas diferencias en el proceso de solicitud, sobre todo a la hora de acreditar su relación con la persona jurídica.
En todos los casos, sí hay que realizar una configuración previa del equipo informático en el que se va a realizar la solicitud. Es muy importante no olvidar que el proceso completo se debe hacer en un mismo equipo, y por ello no se puede formatear entre el momento de solicitud y descarga.
También hay que descargar el software adecuado al sistema operativo y navegador en el que se va a instalar. Por último, si se va a pedir el certificado de representante a través del certificado personal o el DNI electrónico, habrá que tener instalado el programa Autofirma.
Solicitud del certificado digital
Preparado el equipo, el proceso de solicitud es sencillo, siempre que se sigan una serie de pasos. El primero, aunque resulte obvio, es asegurar qué tipo de certificado se va a solicitar. Los códigos de solicitud no son intercambiables. Si se pide un certificado para administrador, luego no se va a poder descargar el de representación de persona jurídica y viceversa. Además, la solicitud de un nuevo certificado supone la revocación del ya existente.
De forma general, la forma de solicitarlo es pidiendo un código e ir posteriormente a una oficina de registro. Pero en caso del certificado de administrador, si tiene certificado personal o DNIe, también puede solicitarlo directamente.
En el primer caso, la solicitud sin certificado, se deberán proporcionar los siguientes datos: NIF del representante, su primer apellido, NIF de la entidad representada y correo electrónico. Si todos los datos son correctos, el navegador lanzará la aplicación de generación de claves proporcionándole un código único que luego tendrá que utilizar. Esta es la única forma para pedir los certificados de persona jurídica o entidades sin personalidad jurídica.
Si se tiene certificado o DNIe, habrá que autenticarse por cualquiera de estos dos métodos y así se iniciará el proceso de generación de claves.
Proceso de acreditación
Ya obtenido el código de solicitud, habrá que personarse en una oficina de registro para acreditar la identidad. Esto solo es necesario si no se ha hecho la solicitud con certificado de persona física o DNIe, en el que este paso no es necesario.
Además del código, deberemos llevar la siguiente documentación: DNI, pasaporte o carné de conducir (o documentación análoga si se es extranjero) y aquella documentación que identifique a la persona jurídica, como escrituras.
Existen muchos lugares donde acreditarse. Sin cita previa puede hacerse en las oficinas de correos, aunque no es válido para certificados de administrador único o solidario. Ya con cita previa, puede realizarse en las oficinas de la Agencia Tributaria o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV), entre otras. Para facilitar esta búsqueda, se puede utilizar este localizador de oficinas para encontrar la más cercana a su domicilio o empresa.
Descarga del certificado digital de persona jurídica
Una vez acreditado u obtenido el código directamente por vía DNIe o certificado personal, puede descargarse el certificado digital de persona jurídica.
Como ya hemos anticipado, siempre se debe usar el mismo ordenador y usuario con el que se cursó la solicitud. Si se ha perdido el código o no se recuerda la contraseña introducida en la solicitud, habrá que solicitar otro y empezar el proceso de acreditación de nuevo.
También es recomendable hacer una copia de seguridad del certificado en el momento de la descarga. Si no se ha hecho, podrá hacerse posteriormente siguiendo las especificaciones de exportación de certificados digitales que tenga el navegador donde esté instalado.
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