El balance de comprobación puede sonar como algo del pasado. Sin embargo, entender su mecánica ayuda al emprendedor no experto en contabilidad a comprender un poco mejor cómo funcionan las cuentas de su negocio. Además, se trata de un elemento de uno de los libros obligatorios de los empresarios: el libro de inventarios y cuentas anuales, en el que debe figurar un balance de comprobación cada tres meses.
Qué es el balance de comprobación
El balance de comprobación, que no se debe confundir con el balance de situación, recibe también el nombre de balance de sumas y saldos y es uno de los instrumentos que busca verificar que el proceso contable se ha llevado a cabo correctamente. En particular, intenta averiguar si ha habido descuadres al transcribir los asientos al libro diario.
En efecto, cuando realizamos cualquier asiento, sabemos que las anotaciones en el debe (cargos) y en el haber (abonos) deben coincidir en su total. Eso tiene una explicación en el sistema de contabilidad por partida doble.
Lógicamente, si en cada asiento cuadran los totales de los cargos y abonos, también tiene que cuadrar la suma total de todos los cargos de todos asientos con la suma de todos los abonos de todos los asientos. Si comprobamos que hay una diferencia, está claro que tiene que haber un error.
Además, hemos de tener en cuenta otro factor: el saldo. Recibe este nombre la diferencia entre la suma de todos los cargos y la suma de todos los abonos realizados en una cuenta. En ese sentido, podemos hacer la siguiente clasificación:
- Cuentas con saldo acreedor (anotaciones de mayor importe en el haber). Aquí encontramos las de ingresos, las de patrimonio neto y las de pasivo.
- Cuentas con saldo deudor (anotaciones de mayor importe en el debe). Aquí encontramos a las de gastos y las de activo.
Por principio, la suma de todos los saldos acreedores debe ser igual que la de todos los saldos acreedores. En definitiva, es una consecuencia de que la inversión debe ser financiada de algún modo.
Pasos para hacer un balance de sumas y saldos
Procederemos del siguiente modo:
- Registraremos todas las operaciones en el libro diario.
- Llevaremos cada asiento también en un libro mayor. En él figurará cada cuenta con una T en la que en la izquierda anotaremos los importes de todos los cargos realizados en ella y en la derecha los importes de los abonos.
- Para cada cuenta, sumaremos, por un lado, los importes de los cargos y, por otro, los importes de los abonos.
- Calcularemos el saldo de cada cuenta como diferencia entre la suma de los cargos y la suma de los abonos.
- Haremos una tabla en la que en cada fila figurará cada cuenta. En columnas pondremos la suma de todos los cargos, la suma de todos los abonos, los saldos acreedores y los saldos deudores. Lógicamente, en las dos últimas columnas, para cada cuenta, solo anotaremos el importe del saldo en una de ellas (la que corresponda según el saldo de la cuenta sea deudor o acreedor).
- Realizaremos las sumas de todas las filas de cada columna.
- Comprobaremos que la suma de los cargos realizados en todas las cuentas cuadra con la suma de todos los abonos realizados en todas las cuentas. Si no cuadra, hay error.
- Comprobaremos que la suma de todos los saldos acreedores es igual a la de todos los saldos deudores. En caso de que no sea así, hay error.
Un ejemplo de balance de comprobación
Finalmente, nos quedaría algo como esto:
Errores más habituales en el balance de comprobación
- El más importante es no tener una solución de gestión contable adecuada. Si la tuviésemos, salvo fallo informático, en cualquier asiento que no cuadre nos devolvería un error. Por lo tanto, la probabilidad de error aritmético inadvertido es mínima.
- Pensar que porque cuadre el balance de sumas y saldos no hay errores. Entre otros, algunos de los errores contables que no detecta el balance de sumas y saldos son estos:
- Equivocaciones en las cuentas en las que corresponde contabilizar alguna operación.
- Omisiones de asientos.
- Asientos repetidos.
- Fechas incorrectas que hayan llevado a contabilizar una operación antes o después de lo debido.
- Importes incorrectos. Si, por ejemplo, anotamos que crece un activo en 100 y un ingreso también en 100, el asiento cuadra. Sin embargo, habrá un error si la cifra que tuvimos que anotar no es 100, sino otra.
- Errores que no se producen en el registro, sino en la formulación de las cuentas anuales.
Finalmente, conviene señalar que es posible obtener automáticamente el balance de comprobación con una solución informática adecuada.
Imágenes | Sarah Shaffer, Green Chameleon, Kat Stokes en Unsplash
