Hacer el balance de la empresa es más sencillo si comprendemos algunas claves.
Clave 1: qué proyecta externamente el balance de la empresa
El balance es uno de los documentos que forma parte de las cuentas anuales. El Código de Comercio establece que los empresarios deben formular cuentas anuales al cierre del ejercicio. Posteriormente, se depositan en el Registro Mercantil para que cualquier persona pueda solicitar una certificación.
Por lo tanto, externamente el balance constituye uno de los medios de los que los interesados disponen para aproximarse a la realidad de la empresa. En concreto, el balance pretende informar sobre la situación financiera y patrimonial de la empresa.
Clave 2: qué aporta el balance a la gestión de la empresa
Internamente, hacer el balance de una empresa contribuye a generar información útil para la gestión. No obstante, su análisis puede requerir de información procedente de diversas fuentes:
- Los otros documentos que forman parte de las cuentas anuales.
- Detalles registrados en los libros contables que no se pueden conocer solamente consultando las cuentas anuales.
- Datos procedentes de la contabilidad de costes.
- Datos no contables.
Todos eso datos son necesarios en la planificación y el señalamiento de objetivos, así como en los procesos de control contable. Al mismo tiempo, son una herramienta importante para efectuar presentaciones y comunicaciones tanto internamente como con personas de fuera de la empresa. Por ejemplo, ratios contables como los de liquidez, garantía, endeudamiento… ayudan a transmitir a otras personas la situación de la empresa de forma muy visual y sintética.
Clave 3: ¿de dónde salen los datos para hacer el balance de una empresa?
El balance refleja una situación financiero-patrimonial en un momento dado, normalmente a cierre del ejercicio. Lo hace a través de sus partidas, cada una de las cuales se calculan a partir del saldo de una o varias cuentas de activo, pasivo o patrimonio neto en esa fecha.
Para saber qué saldo hay a fin del ejercicio de cada cuenta, es necesario conocer el saldo al inicio y las anotaciones que se han ido realizando a lo largo de todo el período en su debe y en su haber. Con el fin de que quede constancia de todos esos apuntes contables, se lleva un libro diario que registra día a día todas las operaciones de la empresa.
Clave 4: la automatización
En la actualidad, gran parte del proceso para hacer un balance está automatizado en la mayoría de las empresas. Es decir, los formatos electrónicos permiten evitar que nos pasemos mucho tiempo anotando información y realizando cálculos y comprobaciones.
Por ejemplo, la conexión entre las soluciones informáticas de facturación y contabilidad permite dar fluidez a todo el proceso de contabilización de operaciones comerciales. Algo semejante sucede con la presentación de impuestos, la confección de nóminas, los cobros y pagos relacionados con la operativa con los bancos, de muchos de los asientos que se realizan de forma automática al cierre del ejercicio, etc.
Clave 5: hacer un balance de la empresa exige tomar decisiones
Aunque gran parte del proceso es hoy automático, hay algunos aspectos que exigen reflexión y valoración. Este punto es muy importante, incluso cuando contamos con un asesor que nos lleva las cuentas. La decisión que se tome influye en la imagen que la empresa transmite sobre su situación. Además, tiene repercusiones jurídicas, especialmente en el ámbito fiscal.
En general, se trata de situaciones en las que surgen dudas sobre cómo contabilizar una determinada operación. Por ejemplo, es habitual que la normativa nos indique que hay que hacerlo de una determinada forma si se dan ciertos supuestos que hay que examinar si se han producido o no.
Clave 6: ¿quién se hace cargo de la formulación del balance?
En una sociedad limitada o anónima, la responsabilidad de formular el balance y los otros documentos que forman parte de las cuentas anuales corresponde a los administradores que, a su vez, suelen encargar su confección a un empleado, a un departamento contable dentro de la empresa o a un asesor. Sin embargo, la firma que aparece es la de todos los administradores, que se responsabilizan de que se ha seguido la ley. Si alguno de ellos no está conforme y no quiere firmar, debe expresarse la causa.
Clave 7: ¿quién examina si el balance se ha formulado conforme a la ley?
Algunas empresas, en función de sus características, tienen la obligación de someter sus cuentas a auditoría de cuentas. El proceso consiste en su examen por un profesional independiente. Además, es posible que jueces, fiscales o funcionarios de la Administración tengan que entrar en investigaciones sobre las cuentas con ocasión, por ejemplo, de una inspección fiscal, de un proceso penal, etc.
Hacer el balance de una empresa no solamente es una responsabilidad legal, sino también una oportunidad para comprenderla mejor.
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