Cuando se da el paso de emprender, la metodología de trabajo cuenta tanto como el proyecto. De hecho, es la piedra angular de una empresa exitosa. Una de las herramientas más comunes para estructurar las tareas son los cronogramas, que por sencillos y tradicionales no dejan de ser altamente efectivos, más aún con las posibilidades que brinda la tecnología moderna.
Qué es un cronograma
Un cronograma es un gráfico modulable en el que se establecen todas las tareas que se deben llevar a cabo en un determinado proyecto, se especifican sus responsables y se fijan los plazos para su cumplimentación. Lo ideal -y lógico- es que esté disponible para todos los participantes, de manera que puedan consultarlo en cualquier momento.
Además de las tareas propiamente dichas, se pueden incluir conceptos más abstractos, como metas y objetivos a corto, medio y largo plazo; así como principios fundacionales o éticos, modelos de gestión del tiempo y del trabajo en equipo, etcétera.
Cómo hacer un cronograma
La elaboración de la herramienta es el último paso del itinerario que hay que seguir para que esta cumpla su función. Una metodología exitosa comienza en la mente del empresario, discurre ante los ojos del equipo y, finalmente, se traslada al plan de trabajo.
- Paso 1: hoja de ruta. Para que el cronograma tenga unos cimientos sólidos, hay que empezar por hacer una fotografía general que esclarezca el objetivo final, los medios de que se disponen, el marco temporal y los responsables de cada actividad. En otras palabras: el qué, cómo, cuándo y quiénes.
- Paso 2: orden de prioridades. En esta fase determinaremos el lugar que ocupa cada una de las actividades en una lista jerárquica. Una vez terminada, es importante clasificar las tareas en función de su interrelacionalidad:
- Tareas que solo pueden comenzar una vez que la actividad precedente haya sido terminada.
- Tareas que pueden ser iniciadas simultáneamente.
- Tareas que deben iniciarse al mismo tiempo que otras son concluidas.
- Tareas que deben ser completadas al mismo tiempo.
- Paso 3: estimación de recursos. Los medios económicos, materiales y humanos de que dispone el proyecto y su asignación a cada una de las actividades.
- Paso 4: plazos. Realizaremos un cálculo aproximado del período imprescindible para llevar a cabo cada una de las actividades y alcanzar los objetivos marcados. Es aconsejable conceder un cierto grado de laxitud al establecer las fechas límite, para cubrirnos ante los imprevistos.
Finalizada la planificación, es el momento de trasladarla a una estructura coherente y accesible; es decir, confeccionar el cronograma propiamente dicho. Es fundamental que la herramienta sea, en primer lugar, flexible, para poder reajustar los márgenes temporales y materiales; y, por supuesto, fácilmente actualizable.
Opciones digitales
Como no podía ser de otra forma, existe una gran variedad de programas de generación de cronogramas disponibles en el mercado.
Microsoft Project es uno de los referentes, hasta el punto de que muchos programas de administración de proyectos se presentan como “alternativas a Microsoft Project’’. Esta herramienta es de pago, con distintos paquetes de precios y varias soluciones disponibles, tanto en red local como en la nube.
Entre las opciones de código libre destaca ProjectLibre. Basado en el lenguaje de programación Java, ofrece una interfaz y una gama de servicios similares a los de Microsoft Project, con la ventaja de que es gratuito. Es, además, muy versátil y compatible con Windows, Mac y Linux. GanttProject, especializado en diagramas de Gantt (que abordaremos a continuación), también goza de una reconocida trayectoria y aceptación entre los usuarios.
Diagrama de Gantt
La administración de un proyecto necesita un canal que permita consultar su estatus general y hacer una rápida evaluación de los progresos realizados. Aquí es donde entra en juego el diagrama de Gantt, un sistema de representación gráfica que complementará y sintetizará los datos de tu cronograma.
Desarrollado por el ingeniero mecánico Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, consiste en un gráfico de barras horizontales. Cada una de ellas representa una tarea o fase del proyecto. La longitud de cada una de estas barras ilustra la duración de dicha tarea o fase.
Las barras están interconectadas entre sí a través de enlaces de distinto tipo, según el orden jerárquico de actividades que explicamos en el segundo epígrafe. Así, si el comienzo de una determinada actividad depende de la conclusión de otra, el vínculo indicará una relación fin-inicio. De este modo, quien consulte el diagrama obtiene una foto finish del cronograma y de las tareas que constituyen el proyecto.
Obviamente, comparar los diagramas de Gantt que se usaban hace un siglo con los que actualmente ofrecen las plataformas digitales es como poner un hacha de sílex al lado de un smartphone. La digitalización ha amplificado y diversificado enormemente las posibilidades de estas herramientas, convirtiéndolas en gestores online que otorgan a sus usuarios control en tiempo real de la planificación del trabajo.
Por José Sánchez Mendoza
Imágenes | Shutterstock: Wright Studio y NicoElNino
