Dice sabiamente el refrán que “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Trasladado a la previsión, podría ser “no planifiques para mañana lo que no puedas hacer hoy” para no caer en la falacia de la planificación: pensar que en el futuro tendremos más tiempo que en la actualidad.
Aplicaciones como Trello, los tableros Kanban y ciertas escuelas de negocio priorizan la planificación del futuro. Llenar las agendas de notas con tareas que nos echamos a la espalda y con las que cargamos. Cuando, llegado el día, vemos imposible atender la tarea, la empujamos hacia delante, lo que nos genera estrés.
La falacia de la planificación: calcular mal el tiempo
La falacia de la planificación no es nueva. En 1977 los psicólogos cognitivos Daniel Kahneman y Amos Nathan Tversky publicaron un estudio llamado ‘Predicción intuitiva: sesgos y procedimientos’ que la mencionaba por primera vez. En esencia dice que calculamos fatal el tiempo que nos llevará una tarea.
Además, somos demasiado optimistas y estimamos menos tiempo del real. Por ello un proyecto rara vez se termina en el plazo estimado. En España tenemos la ‘broma’ de las dos semanas de reforma doméstica, que acaban siendo un par de meses.
En el primer estudio al respecto, se preguntó a 87 estudiantes cuánto tiempo tardarían en terminar su tesis de grado. El promedio estimado resultó de 33,9 días, pero el promedio real fue de 55,5. Menos de uno de cada tres consiguió terminar la tesis en el plazo marcado. Calculamos realmente mal el tiempo.
Además, lo hacemos a la baja, lo que supone un problema. Si pensamos que durante la semana que viene tendremos tiempo para realizar dos tareas diarias, es más que probable que la semana siguiente la arranquemos con un déficit de seis o siete por terminar. Se nos van acumulando, y llegado a un punto nos agobiamos.
No calculamos bien el nivel de detalle de la actividad
10 años antes del experimento de Kahneman-Tversky, el matemático Benoît Mandelbrot publicó en ‘Science’ un artículo titulado ‘¿Cuánto mide la costa de Gran Bretaña?’. La respuesta tenía truco. Resulta que cuanta más definición das a la costa, más longitud tiene el país: la longitud de una línea costera depende de la escala de medida.
Llevado al mundo empresarial, es como si tener un reloj más preciso al planificar hiciese más largos los proyectos. Es exactamente así. Si desglosamos muy bien los proyectos en diferentes partidas temporales, tendremos más probabilidades de acertar. Así, seremos capaces de planificar actividades dentro de nuestras posibilidades temporales reales.
Diseccionar una tarea para luchar contra la falacia de planificación
Pongamos varios ejemplos relacionados con distintos ámbitos de actividad. Un pintor que tiene que redecorar una vivienda, un programador que tiene que diseñar de cero un algoritmo y un estudiante que arrancará su proyecto fin de grado. ¿Cómo podemos organizarnos para calcular bien las tareas?
Pintor: calcula el tiempo de pintar 1 m2, suma el 5% de margen de error y multiplica por los metros de la vivienda. Además, suma un par de metros cuadrados por habitación, ya que hay que cubrirla con plásticos, limpiarlas, etc.
Programador: disecciona el programa en módulos y estos a su vez en funciones. El tiempo total será la suma de tiempos. Puede usar como referencia el tiempo de proyectos anteriores.
Estudiante: divide el proyecto según la memoria técnica, y asigna a cada parte una cantidad de tiempo. Además, reparte el tiempo en módulos de dos horas diarias descontando los 20 primeros minutos hasta que se concentra.
Cada uno de estos métodos calculará un tiempo para terminar la tarea mucho más aproximado que la estimación a ojo. Aun así, si bajamos más el nivel y subdividimos las tareas, el tiempo estimado crecerá según lo descubierto por Mandelbrot (el de la costa).
Priorizar tareas según su importancia
Incluso estimando bien el tiempo que nos llevará una actividad, estimamos bastante mal las interrupciones. Los días de baja, el atasco antes de llegar a la oficina, cómo se alarga la pausa del café… Estos espacios negativos siguen empujando las tareas hacia delante, y estas acaban colapsando un martes cualquiera a las diez de la mañana. Necesitamos priorizar.
Una de las herramientas más útiles para priorizar el trabajo es el cruce de los valores urgente e importante. Cada actividad se ordena según ambos de la siguiente forma:
- No urgente y no importante: podemos dejarla pasar. No aportará nada a la empresa.
- No urgente pero importante: deberíamos tenerla en cuenta e ir desarrollándola en tiempos muertos.
- Urgente pero no importante: tiene que estar para ya, de modo que puede que te interese delegar la actividad.
- Urgente e importante: trabajar en estos pilares es clave. Son tareas que despejan trabajo pero además ayudan a la empresa a conseguir sus objetivos a largo plazo. Tienen prioridad.
Elegir qué tareas hay que hacerlas y qué tareas pueden esperar nos ayudará a planificar mejor. Pero de la lista de arriba destacamos las actividades que no aportan. A menudo llenamos nuestra agenda de proyectos que no suman nada a largo plazo.
Una maravillosa técnica a la hora de planificar es preguntarse si la tarea no urgente es importante. ¿Me ayuda a avanzar hacia donde quiero estar dentro de un par de años? Si no lo es, podemos eliminarla y aligerar la agenda.
Otro truco es colocar un máximo de cinco tareas no urgentes en el futuro. Si hay más post-its, coge la menos importante, arrúgala y olvídate de ella. No te iba a dar tiempo, mejor tener la agenda despejada para las tareas más importantes.
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