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Qué es un ERP y cómo me puede ayudar en mi negocio

Un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales por sus siglas en inglés) es un sistema de gestión integrado en una única base de datos. Y, más importante, en un solo cuadro de mando integral o CMI. Sin embargo, dista mucho de ser un CMI clásico. Va más allá e incluso engloba a los SRM (gestión de las relaciones con los proveedores).

En líneas muy generales, los sistemas ERP buscan la automatización de procesos dentro de la empresa. También ofrecen una mejor visión de la información. Todo esto redunda en un ahorro de tiempo y costes. Producción, logística, ventas, nóminas… todo parece caber dentro de este sistema.

¿Cómo automatiza el ERP funciones básicas?

Pensemos en cualquier empresa, tanto grande como pequeña, y en algunos procesos de contabilidad o RR.HH. Por ejemplo, las nóminas. Estas se emiten todos los meses, a menudo con poca o ninguna variación. La emisión de nóminas y el abono del salario son tareas automatizables. Su contabilidad, también.

De ahí que muchas empresas usen módulos de RR.HH. en su ERP. Los módulos suelen adquirirse de manera independiente. Funcionan como Software as a Service (SaaS) o pago por uso. Si el sistema emite 10 nóminas mensuales, cobrarán más a mi empresa que si envía cinco. Esto ahorra mucho tiempo al personal.

Pero, ¿cómo sabe un programa si hemos llegado a nuestros objetivos de ventas? Quizá nuestra nómina dependa de un plus o variable. O quizá nuestro equipo de trabajo haya sido premiado durante meses con un aumento por objetivos. ¿Es compatible este tipo de flexibilidad con el ERP?

La integración de todas las áreas de la empresa

Los sistemas ERP son muy útiles por separado, como veremos en el ámbito aplicado a logística. Además, consiguen sinergias muy interesantes cuando unimos varios ERP. Resolviendo la duda planteada arriba, podemos integrar los módulos de RR.HH. y de ventas.

Ahora el sistema sabe los números de cada vendedor de la compañía y puede emitir incluso las facturas más enrevesadas. Estos dos módulos también nos servirán para establecer objetivos e incluso gamificar nuestra actividad. Los empleados (no solo los vendedores) pueden ver sus puntuaciones en un tablón.

Hace tiempo hablamos de Contasimple, la aplicación web para gestionar facturas para autónomos. Los sistemas ERP son una aplicación similar, mucho más grande, orientada a las empresas.

El ERP simplifica la logística de una empresa

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Otra de las grandes patas de una empresa es su logística interna y externa. Pensemos en un objeto sencillo, quizá un cuaderno. La empresa vendedora no fabrica sus componentes, sino que los ensambla. Para ello ha de comprar el papel por un lado, las tapas por otra, la espiral, etc. Y luego ha de empaquetarlos y enviarlos.

Todo este viaje, realizado mediante procesos no automatizados, supone una carga considerable en horas de personal. Un pedido de papel nos da, pongamos, para 1.000 cuadernos y tarda un mes en llegarnos. El de tapas da para 670 cuadernos pero se demora solo tres días. Y las espirales dan para 97 y vienen en ocho.

Es la clásica metáfora de “¿Porque las salchichas van en paquetes de diez y panes de perrito de ocho?”, pero a escala industrial. Por suerte, todo esto puede ser parcialmente automatizado gracias a sistemas ERP.

En nuestro ejemplo, la base de datos conoce a los proveedores, sus cantidades y la conversión entre su materia prima y nuestro producto. En lugar de hablar con cada uno de los proveedores por separado, pedimos 1.000 unidades de cuadernos en materias primas para dentro de un mes.

Además esas unidades podemos obtenerlas de históricos previos de ERP, o incluso del pedido de un cliente. El ERP se encarga de enviar las órdenes de compra, emitir los pagos, calcular el tiempo de llegada y coordinar la entrada en el almacén. Ahora los gestores pueden dedicar su tiempo a otros usos. Por ejemplo, a buscar nuevos proveedores, pudiendo así aumentar el margen de beneficio.

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El ERP es una aplicación posible en este sector gracias a la transformación digital del sector del transporte. También permite vender online.

Ventajas y desventajas de usar sistemas de gestión empresarial

Algunas de las ventajas las hemos mencionado ya, y otras se desprenden de lo comentado. Por ejemplo, el ERP nos permite establecer flujos de trabajo entre departamentos y con nuestros socios. Esto facilita enormemente el trabajo de nuestros empleados, reduciendo errores en la gestión.

También ayuda a tener un mejor control de cada uno de los procesos. Si la persona que gestionaba la logística se pone enferma, cualquier persona con formación en ERP sabrá leer los históricos y comprender la mecánica básica de la empresa. Eso ahorra horas de formación y aporta flexibilidad.

El coste (en tiempo y dinero) tiene ventajas pero también inconvenientes. En primer lugar ahorra tiempo, pero requiere una formación previa. Además, ahorra costes, pero no es precisamente asequible. El pago por uso lo convierte además en un alquiler del que dependemos, y si el importe sube estaremos ‘obligados’ a seguir con el servicio.

Hay que valorar muy bien qué paquetes instalar en nuestra empresa para sacarles partido. Así pagaremos solo por aquello que más falta nos hace. Se suele usar ERP en empresas que busquen crecimiento. En lugar de automatizar para despedir personal, los sistemas de planificación de recursos empresariales permiten liberarlos para otros puestos.

Por Marcos Martínez (euklidiadas)

Imágenes | iStock/Michail_Petrov-96, Pxhere, iStock/gorodenkoff

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