Para que la productividad tenga lugar en una empresa, es clave que cada una de las tareas se resuelva con éxito. Y se recomienda que estas tengan un responsable asignado, una fecha límite de entrega, una descripción sobre su contenido y toda la información necesaria para sacarla adelante.
¿Por qué trabajar con tareas?
Diferentes aproximaciones Kanban, agile, scrum o lean han demostrado las ventajas de trabajar con tareas. Bajo esta metodología, cada proyecto se divide o fragmenta en un conjunto muy bien definido de tareas que se suceden unas a otras. Esta forma de enfocar el trabajo permite subdividir cada proyecto (problema) en fracciones abordables, y tiene muy buenos resultados.
Cada tarea es un miniproblema que resolver. A diferencia del proyecto global, a menudo demasiado grande y poco concreto, cada tarea puede ser afrontada en un tiempo limitado y con recursos específicos. Además, su realización es binaria: o está terminada o no lo está. Quedan fuera las valoraciones cualitativas o porcentuales que tienden a dilatar los proyectos.
¿Qué elementos son indispensables en cada tarea?
Toda tarea debe incorporar una serie de categorías o datos incorporados. Entre ellos se encuentra: una persona responsable, un plazo de entrega o deadline, una descripción básica de en qué consiste la tarea y toda la información necesaria para su resolución.
La persona responsable de la tarea
Aunque los trabajos son cada vez más colaborativos, la responsabilidad distribuida rara vez funciona. De hecho, cuando varias personas trabajan en una misma tarea, pero no hay un responsable claro, sucede algo similar al efecto espectador.
Este fenómeno psicológico señala que es menos probable actuar cuando hay más personas alrededor. Especificar quién se encargará de una tarea (aunque varias personas participen en ella) es clave para su resolución con éxito y en tiempo, y además aporta factores de rendición de cuentas.
Sin responsables, cuando una tarea no tiene la calidad buscada o se entrega fuera de plazo, no hay forma de mejorar el proceso a futuro porque no hay una forma de trazar por quién o cómo ha pasado esa información.
El plazo de entrega
Dice la primera ley fundamental de Parkinson que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. Esta propiedad del trabajo suele darse con frecuencia en cualquier proyecto. Si a una tarea se le da un día, se ocupará todo el día con dicha tarea, pero también se ocuparán dos o tres si se le permite.
Acotar en el tiempo el trabajo es aconsejable para evitar perder el tiempo. De ahí que todas las tareas tengan su deadline o fecha de entrega. Además, trabajar con ella permite a otros trabajadores del mismo proyecto poder organizar su trabajo, como se verá al hablar de secuenciación de tareas.
Descripción de la tarea e información para llevarla a cabo
Además de responsable y fecha de entrega, toda tarea ha de incorporar una descripción que no dé lugar a dudas; lo suficientemente completa como para que el encargado de la tarea pueda trabajar con ella. Asimismo, la tarea en cuestión ha de incluir toda la información que necesita su responsable.
Por ejemplo, en lugar de pasarle al responsable de una tarea todos los emails sobre un tema, resulta conveniente que quien reparte y diseña las tareas se encargue de sintetizar la información esencial eliminando el ruido. De esta forma quien se encargue de la tarea podrá concentrarse en ella sin generar retrasos o problemas derivados de una mala comunicación.
Secuenciación de tareas o dependencias, imprescindible para la productividad
La secuenciación de tareas, también conocida como dependencias, consiste en la organización de la información sobre los flujos de trabajo bajo una fórmula cronológica. Esto, que suena complejo, se entiende con el ejemplo “para hacer una tortilla se necesita comprar primero huevos”.
El grueso de las tareas funciona mediante dependencias y tienen una tarea previa y una posterior. Es decir, necesitan que antes ocurra algo y son imprescindibles para que después ocurra algo distinto. Un ejemplo empresarial podría ser la reunión semanal. Para que se desarrolle con éxito ha de haber una serie de tareas realizadas previamente:
- Avisar a los integrantes.
- Organizar los puntos que trabajar.
- Establecer objetivos.
Cada una de estas tareas son dependencias de la tarea de la reunión, que a su vez resultará indispensable para la realización con éxito de tareas posteriores que dependan de lo visto durante el encuentro. El grueso de proyectos pueden verse como una concatenación de tareas rara vez lineal.
En el ejemplo gráfico mostrado, la tarea 7 depende de la realización de la 5 y 6. Este tipo de diagrama de flujos, combinado con las claves de arriba, es interesante a la hora de gestionar un proyecto. La persona encargada de la tarea 7 sabrá quiénes son los respectivos encargados de los cometidos de los que depende su trabajo, y podrá mantener conversaciones con ellas.
Los proyectos basados en tareas tienen altos índices de productividad porque se eliminan muchos errores asociados a sacar trabajo adelante, como que no haya una cabeza visible, que se pueda entregar en cualquier momento (generalmente, tarde) o que el trabajo no esté claro.
Imágenes | Kelly Sikkema, capturas propias
