De todas las herramientas ofimáticas que tenemos alrededor –editor de textos, hojas de cálculo, presentaciones…– Excel es, probablemente, la más potente. Basado en una cuadrícula en la que almacenar información (base de datos), las posibilidades son infinitas. Y eso incluye las temidas tablas dinámicas.
Buena parte de los usuarios no sabe usar tablas dinámicas, una herramienta básica de Excel que ayuda a agrupar información. Tampoco aquellos que incluyen “manejo de Excel” en el currículum. Pero con este artículo aprenderás a generar y configurar tablas dinámicas con tres ejemplos muy asequibles.
Cómo crear una tabla dinámica desde cero
Una tabla dinámica es una forma de visualizar información de forma compacta muy útil para tomar decisiones. Eso significa que, para crear una tabla dinámica, primero necesitamos información. Pero no de cualquier manera. Lo que hace falta es información agrupada o, en palabras de Excel, una “Tabla”.
De modo que creamos una tabla cualquiera, no necesariamente orientada al trabajo. Por ejemplo, abajo se observa el entrenamiento de una persona durante varias semanas. Hemos apuntado el día, los minutos de entrenamiento, las calorías que da una aplicación y el tipo de deporte. ¿Por qué esto es útil?
Imaginemos que podemos obtener la media de calorías quemadas al correr y al montar en bicicleta, por separado. O qué día dedicamos más tiempo a entrenar. Para averiguarlo pulsamos en cualquier lugar de nuestra tabla y, en el panel superior de Excel pulsamos sobre “DISEÑO” y “Resumir con tabla dinámica”.
Se nos pregunta dónde queremos colocar esa tabla. Pulsamos “Aceptar” y se genera una nueva hoja de Excel. En ella, en principio, no vemos nada, solo un espacio en blanco como el de abajo. Parece difícil, pero no lo es.
La clave de la tabla dinámica está en la parte de abajo, a la derecha, donde se lee filtros, columnas, filas y valores. Es aquí donde vamos a arrastrar los campos que vemos arriba (día, minutos, calorías, deporte…) para mostrar aquello que nos interesa. Por ejemplo, ¿qué deporte quema más calorías?
Arriba observamos una tabla dinámica con “deporte” en las filas y “Promedio de Calorías” en valores. Para elegir promedio hemos pulsado el triángulo resaltado y elegido “Configuración de campos de valor”. Allí podemos elegir también sumas, cuentas, máximos o mínimos, etc. A la izquierda se encuentra nuestra tabla dinámica, muy sencilla.
Cómo crear tablas dinámicas con más de una dimensión
En el ejemplo de arriba hemos observado cómo unir dos campos en una tabla dinámica para crear resúmenes. Con un par de clics hemos visto el promedio de calorías en cada deporte. ¿Y si quiero saber qué día entreno más? Basta con añadir el campo “Día SEM”:
En nuestro caso, hemos movido el tipo de deporte a las columnas para que se vea de una forma más fácil (hay menos deportes que días) y elegido el número de minutos en lugar de las calorías (aporta más información). Es importante saber elegir qué datos queremos ver, ya que hay combinaciones que posiblemente no aporten información. ¿Qué estamos viendo en esta tabla dinámica?
En amarillo, la media de minutos que entrenamos con la bici cuando la cogemos. En verde, lo mismo pero para cuando corremos. En gris, a la derecha, vemos las medias diarias al combinar ambos deportes. Abajo, en azul, lo que leemos es la media de minutos en cada deporte, combinando días.
Cada fila aporta su información, y es cuestión de práctica entender qué estamos viendo. Además, descubrimos curiosidades en nuestros patrones deportivos:
- Montamos en bicicleta más días de los que corremos.
- Los jueves son el día de descanso.
- Los entrenamientos corriendo son más largos que en bici.
¿Es esto interesante? Para el ejemplo de entrenamiento, sí. Pensemos en que añadir más datos (peso personal, más deportes, calorías que comemos o número de veces que comemos, horas sentados, etc) pueden ayudarnos mucho a mantener la línea.
Si usamos el ejemplo del entrenamiento es porque sirve para cualquier persona, pero esto puede trasladarse perfectamente al ámbito laboral, que de hecho es donde nacieron las tablas dinámicas, y donde cada trabajador observará un conjunto de datos referente a su trabajo.
¿Cómo usar una tabla dinámica para el trabajo?
La mayoría de los trabajadores usamos tablas en nuestro día a día. Apuntamos proveedores, ingresos, tiempos, ítems, tipos de trabajo… En su momento, aprendimos a gamificar nuestro salario usando tablas dinámicas, de modo que es posible usarlas para saber qué cliente nos aporta mayor beneficio. También para mejorar procesos, como la UX.
Cada trabajo es completamente diferente a otro, y por eso no podemos poner un ejemplo que sirva para todos. Hemos elegido uno de un centro de calidad en el que se recogen incidentes. Por ejemplo, los que da una página web: número de incidencia, tipo, quién lo ha detectado y si se solucionó en menos de 10 minutos.
Los datos en bruto, arriba, apenas transmiten información. Necesitamos un análisis mediante tabla dinámica que muestre, por ejemplo, qué incidencia se da con más frecuencia:
Qué sucursal detecta más incidencias y de qué tipo:
O qué tipo de error se resuelve más rápidamente:
Las tablas dinámicas son una herramienta fantástica para buscar patrones. Por ejemplo: ¿qué clientes son los más fieles? ¿Qué producto da mayor rentabilidad? ¿Es mi negocio estacional? ¿Qué proveedor me da menos problemas? ¿A qué hora del día vienen más clientes?…
Lo primero que necesitamos para crear una tabla dinámica es una “tabla” de Excel. Es decir, datos ordenados con una misma estructura. Después de reunir varios centenares de filas, podremos realizar análisis finos que nos ayuden con nuestro negocio o puesto de trabajo.
Imágenes | istock/greyj
