El libro de compras y gastos de un autónomo es un archivo obligatorio para los profesionales en estimación directa simplificada, el modelo de tributación más extendido. Leer más Incluso para quienes no es obligatorio, representa una herramienta particularmente útil a la hora de llevar las cuentas actualizadas o presentar modelos de IRPF e IVA. ¿Quieres saber cómo hacer un libro de gastos en Excel?
¿Qué es un libro de gastos?
Formalmente ‘Libro de compras y gastos’, este archivo es un elemento que registra la contabilidad negativa de los autónomos. Es decir, contabiliza partidas de dinero saliente resultado del trabajo, tanto en forma de mercaderías para venta futura (compras) como de gastos asociados a la actividad (gastos) fiscalmente justificables.
Aunque tiempo atrás se trataba de un volumen físico, hoy en día no es necesario que lo sea. Tampoco que tenga forma de libro. La Agencia Tributaria admite todo tipo de formatos digitales o físicos legibles como impresiones en papel o formatos electrónicos .DOCX, .XLSX, .CSV o similares.
¿Para qué sirve un libro de compras y gastos?
El libro de gastos es una obligación tributaria para algunos autónomos. Para estos, el archivo de sus movimientos salientes se usa de cara a resolver dudas de auditorías, con foco en detectar partidas no justificables. Dicho esto, también es una herramienta muy útil para estos y otros tipos de trabajadores por cuenta propia, especialmente si no se dispone de un gestor que ayude a cumplimentar modelos de IVA e IRPF.
Es decir, un segundo uso del libro es el de facilitar al autónomo el entregar sus modelos sin errores, sobre todo si se usa una hoja de cálculo que sume columnas o conceptos, o con la que construir una tabla dinámica que facilite separar diferentes tramos tasas de IVA, por ejemplo.
Autónomos obligados a hacer un libro de gastos
Los autónomos obligados por la Agencia Tributaria a cumplimentar un libro de compras y gastos son los profesionales en estimación directa simplificada. El resto de autónomos (empresarios mercantiles en estimación directa normal, empresarios no mercantiles en estimación directa normal, y empresarios y profesionales en estimación objetiva) no están obligados, aunque es aconsejable.
Para saber en qué régimen de fiscalidad se tributa, esta información puede consultarse en los modelos 036 y 037 con las que se dio de alta de actividad como profesional autónomo. Por lo general, esta información está también presente a la hora de cumplimentar algunos modelos de la Agencia Tributaria cuyas casillas están bloqueadas.
Hacer un libro de gastos en Excel o Spreadsheet
Hojas de cálculo como Excel de Microsoft o Spreadsheet de Google son alternativas perfectas para diseñar un libro de gastos como autónomo. En este enlace puede descargarse un archivo Excel con licencia CC0 (uso libre) que poder cumplimentar. Se ha diseñado para que ayude con los modelos 100, 303 y 390.
Campos (columnas) obligatorias
Según la Agencia Tributaria, los campos obligatorios del libro de compras y gastos son estos: número de la factura, fecha de la factura, nombre del proveedor o NIF, descripción del servicio, la base imponible, el total de la factura, el IVA repercutido (se verá más adelante) y las retenciones de IRPF.
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Además de esto, se recomienda añadir alguna más, tales como el grado de afectación del servicio, así como la base afectada y el IVA desgravable afectado. Conocer el grado de afectación del servicio, en forma de porcentaje de 0% a 100%, es imprescindible para saber cuándo se puede uno desgravar.
En el ejemplo de arriba se observa una base imponible de 100 euros de servicio de internet doméstico trimestral, un IVA del 21% y un IRPF de 0%, dando un total de una factura de 121 euros (Total = Base + IVA − IRPF). El grado de afectación se ha calculado como el 30% desgravable del servicio multiplicado por el porcentaje que ocupa el teletrabajo en casa (40%): 0,3+0,4 = 0,12.
Así, la base afectada será de 12 euros (12% de 100 euros) y el IVA desgravable de 2,52 euros (12% de 21 euros). En la hoja descargable el cálculo de las celdas en gris se realiza de forma automática.
Ayuda con los modelos de la Agencia Tributaria
Con la hoja descargable es posible cumplimentar las partidas más importantes de los modelos 100, 303 y 390. En la pestaña ‘Tablas dinámicas’ se ha preparado un resumen actualizable con información sobre estos modelos:
Modelo 100. Declaración de la Renta
Será necesario conocer la suma del gasto total imputable a la actividad. En la tabla dinámica aparece por trimestre. Una vez cumplimentada la tabla de ‘GASTOS 202x’, se puede actualizar la tabla dinámica para obtener un resumen.
Modelo 303. Autoliquidación de IVA
En el modelo 303, Régimen General, se hace distinción de IVA al 4%, 10% y 21%. En la tabla dinámica de la hoja descargable aparece separado por estos tipos para facilitar la labor. El modelo 390 es el anual del IVA, por lo que el libro de gastos será una herramienta interesante para ver si cuadran los números.
El libro de gastos es una herramienta fundamental para la fiscalidad de los autónomos, tanto si es obligatorio como si no. Ayuda a mantener una contabilidad simplificada, accesible y ordenada.
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