Una de las consecuencias de la pandemia, quizá inesperada, es que el pago sin contacto se ha disparado, y cada vez se usa menos el dinero en efectivo como forma de pago. Sin embargo, para las empresas, sobre todo las micropymes y autónomos, siguen siendo importantes los pagos en efectivo.
Además, vamos a aprender que un pago en efectivo no es sólo cuando un cliente de un bar, restaurante o cualquier otro tipo de negocio paga en metálico, sino que el concepto también abarca otros medios de pago y que la cantidad está limitada por la Ley.
El pago en efectivo en los negocios
El Banco de España, en su último “Estudio sobre hábitos en el uso del efectivo” (con datos de 2022), confirma que el dinero en efectivo sigue siendo el medio de pago usado con mayor frecuencia (seguido por la tarjeta y los dispositivos móviles), sobre todo entre la población de mayor edad y para pagos de pequeño importe (hasta 20 euros).
Los hombres de 45 años y más, y con estudios básicos, son los que utilizan el efectivo a diario en mayor medida. Además, hasta un 82% de la población general y un 86% del pequeño comercio/ hostelería están a favor de una sociedad con efectivo y consideran útiles las monedas, sobre todo por la privacidad y anonimidad que proporciona este tipo de pagos.
Según el tipo de negocio, en el pequeño comercio y la hostelería sigue reinando el efectivo, mientras que en las grandes superficies las tarjetas de crédito y débito se han impuesto y el pago en efectivo supone alrededor de un 40% del importe total de las operaciones.
Otras fuentes como Statista hablan de cómo en países como Argentina, Alemania y España aún predomina el pago en efectivo. En concreto, en nuestro país, a la hora de pagar en tiendas, restaurantes y otros puntos de venta, el efectivo es el medio elegido mayoritariamente.
Más infografías en Statista
¿Qué es el efectivo en un negocio?
Lo primero que debemos tener en cuenta es que los pagos en efectivo no son sólo los que se hacen entregando una cantidad en metálico, sino que también se consideran medios de pago en efectivo los cheques bancarios al portador y cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos como Bizum, que esté concebido para ser usado como medio de pago al portador.
Es decir, existen diversos medios que se consideran pago en efectivo y que, en un momento dado, podría ser necesario justificar ante la Agencia Tributaria que, desde hace unos pocos años, limita la cantidad que se puede pagar en efectivo (de esto hablamos más adelante).
Por otro lado, es importante no confundir los pagos en efectivo con lo que se denomina “efectivo” de una empresa. Este sería todo el dinero que un negocio tiene en su poder, tanto en su cuenta bancaria como en su caja, y que puede ser utilizado para realizar sus operaciones corporativas.
Tampoco hay que confundirlo con el flujo de caja o cashflow, a pesar de que “flujo de efectivo” y “flujo de caja” sean dos términos contables de una empresa estrechamente relacionados. Ambos sirven para tener una idea del estado de la liquidez de un negocio pero no son lo mismo.
El flujo de caja refleja las variaciones de entradas y salidas de caja o efectivo en un periodo determinado de tiempo. Por su parte, el flujo de efectivo es el indicador que muestra las salidas e ingresos de efectivo en todo momento, con lo que es un reflejo en tiempo real de la situación financiera del negocio.
¿Cuánto se puede pagar en efectivo a una empresa en 2023?
Según el Artículo 7 de la Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude, el límite a los pagos en efectivo está establecido en mil euros (o su contravalor en moneda extranjera) siempre que alguna de las partes intervinientes actúe en calidad de persona titular de una empresa o profesional.
Para calcular este importe máximo de mil euros, se deben sumar las cantidades de todas las operaciones o pagos en los que se haya podido fraccionar la prestación de servicios o entrega de bienes. Este límite se ha implementado para combatir la evasión fiscal, el lavado de dinero y otras actividades ilegales.
Según la normativa, quienes intervengan en las operaciones que no puedan pagarse en efectivo tienen el deber de conservar los justificantes del pago durante un periodo de cinco años desde la fecha de realización del pago, para poder acreditar si la Agencia Tributaria lo requiere, que el pago se hizo a través de alguno de los medios de pago diferentes al efectivo.
Esta limitación para pagos en efectivo sólo es distinta si hablamos de que el pagador sea una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España y tampoco actúe en calidad de empresario o profesional; en este caso, el límite de pagos en efectivo sube hasta los 10.000 euros.
¿Cómo justificar pagos en efectivo?
Para evitar problemas ante la administración tributaria, es importante poder justificar los pagos en efectivo durante un periodo de cinco años presentando la factura correspondiente.
Por otro lado, para acreditar un pago es necesario presentar estos documentos:
- Un recibo
- Cartas de pago suscritas o validadas por órganos competentes o entidades autorizados para recibir el pago
- Certificaciones acreditativas del ingreso
- Cualquier otro documento que tenga el carácter de justificante de pago para Hacienda
Como hemos visto, los pagos en efectivo siguen siendo importantes para los negocios, más si consideramos, como hemos aprendido, que no estamos hablando sólo de recibir dinero en metálico sino también de los pagos con tarjeta, teléfono o medios electrónicos como el popular Bizum.
Imágenes | Fotos de Dragen Zigic, Banco de España, fanjianhua, nosheep, Karolina Grabowska, Ibrahim Boran, storyset y islandworks
