Con la pandemia, el teletrabajo y las conferencias online se convirtieron en algo habitual y generalizado. Pero es un hecho que las reuniones a distancia no siempre son productivas, pueden alargarse demasiado y ser estresantes. Y también que tomar notas a veces es muy tedioso, ya que mucho de lo que se dice apenas tiene interés.
Afortunadamente, a las herramientas habituales para hacer videollamadas (Zoom, Meet, Skype, Slack, WhatsApp, Facetime…) se suman ahora las posibilidades de la nueva generación de inteligencias artificiales de tipo conversacional, con ChatGPT como mayor exponente, para atenuar este problema y automatizar este trabajo.
Básicamente, la idea de estas app que usan la IA para tomar notas es que podamos centrarnos en lo que se dice en la reunión sin preocuparnos de esto, dejando que los algoritmos se encarguen.
Y, por otro lado, estas aplicaciones nos facilitan realizar distintas acciones a partir de lo dicho como crear resúmenes, resaltar los puntos destacados o pasar la información relevante a otras personas y/o herramientas.
Vamos a ver algunas de estas apps, las más recomendables, pero antes repasemos algunos de sus beneficios:
Ventajas de la IA para tomar notas
La principal, como ya decimos, es permitir que nos centremos en lo que se dice en las juntas y nos ahorremos el trabajo de tomar notas. Pero es que además de grabar y transcribir automáticamente las reuniones tienen funciones adicionales que ayudan a aumentar la productividad.
Entre ellas hacer resúmenes, subrayar los asuntos más destacados, ampliar información sobre los temas tratados o, incluso, ofrecernos propuestas en tiempo real de preguntas que podemos hacer sobre lo que se está tratando.
Por tanto, nos ahorran tiempo, nos proporcionan precisión (al eliminar la propensión a cometer errores típica de los humanos) y nos permiten incrementar nuestro rendimiento.
Herramientas que utilizan la IA para tomar notas en las reuniones
Colibri
Una app especialmente diseñada para grabar las llamadas, transcribirlas en tiempo real y generar notas de las reuniones. Colibri se integra con Zoom, Google Meet, y otras plataformas para realizar videollamadas y destaca por una interfaz bastante limpia pero no exenta de posibilidades.
Entre otros, está indicado para equipos de ventas, a los que permite mejorar sus resultados ofreciéndoles tarjetas de referencia en vivo, coaching basado en datos y análisis de llamadas, así como la posibilidad de crear una biblioteca de llamadas donde realizar búsquedas sobre los datos para mejorar.
Fireflies AI
Nuestra siguiente aplicación es un asistente de reuniones que, a través del uso de inteligencia artificial, permite grabar y transcribir las reuniones de forma automática eliminando la necesidad de tomar notas durante una reunión.
Fireflies AI puede integrarse en cualquier plataforma de conferencia en línea (por supuesto Google Meet y Zoom) y permite realizar, a posteriori, tareas como rellenar un CRM, crear tareas con comandos de voz o compartir resúmenes de la videollamada con nuestro equipo de trabajo.
Otter AI
Otra herramienta que, gracias a la inteligencia artificial, está revolucionando la forma en que trabajamos en favor de la productividad. Otter AI permite grabar y transcribir reuniones de forma sencilla, pero con gran precisión y rapidez. Por ejemplo, para ahorrar tiempo puede acelerar la reproducción y omitir los silencios.
Se integra con otras herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet y es capaz de transcribir conversaciones en tiempo real así como generar notas, capturar diapositivas de la reunión e, incluso, destacar puntos clave de lo tratado o asignar tareas que se hayan decidido en la videoconferencia.
Microsoft 365 Copilot
Si no te suena demasiado es precisamente porque no está disponible aún de forma general para clientes empresariales (se estrena el 1 de noviembre). Copilot será, junto con Microsoft 365 Chat, una herramienta del gigante del software que, basada en IA, pretende transformar por completo nuestra forma de trabajar.
Estará integrada en Windows (y siempre a disposición del usuario en la barra de tareas) para ayudarnos a completar todo tipo de tareas con facilidad. En el caso de las reuniones, se integrará en Teams para ofrecernos resúmenes, enumerar los elementos de acción, sugerir preguntas de seguimiento o generar notas de la reunión.
Notion
Se trata de una herramienta de productividad todoterreno, ya que está presente tanto en ordenadores como móviles, y es apta tanto para uso personal (estudiantes, profesores…) como empresarial (autónomos y empresas), pues Notion se adapta a las necesidades del que lo usa.
Disponible desde hace unos meses en castellano, la herramienta utiliza la inteligencia artificial para muchas utilidades, entre ellas para hacer más productivas nuestras videollamadas a través de tres funciones principales: resumen, elementos de acción y contenido personalizado.
Supernormal
Nuestra siguiente propuesta es una plataforma basada en IA que nos ofrece una solución automatizada para hacer más fácil la toma de notas en reuniones y otras funciones asociadas. Como el resto, Supernormal es capaz de transcribir una reunión y generar automáticamente notas editables de ella para ahorrarnos tiempo y esfuerzo.
Entre sus características tenemos también la posibilidad de transcripción multilingüe, la grabación de reuniones sin límite de duración, la creación de notas instantáneas que se pueden compartir en múltiples plataformas (Google Drive, Notion, Quip, Slack, Hubspot, Salesforce…) y su integración con herramientas como Hubspot, Salesforce y Pipedrive.
tl;dv
Con este curioso nombre se presenta una herramienta que transcribe de forma automática cualquier reunión que hagamos en Google Meet o Zoom. Así, tl;dv pasa de voz a texto todas nuestras reuniones que además quedan grabadas.
También permite editar las transcripciones, compartir momentos concretos de una reunión y acceder a resúmenes de lo tratado. Funciona en más de 30 idiomas, se basa en el lenguaje usado en ChatGPT y es totalmente gratuita, por lo que es ideal para poder estar atento a la reunión mientras la app hace todo el trabajo por nosotros.
Y estas son nuestras propuestas de herramientas que usan la inteligencia artificial para tomar notas en reuniones. Esperamos, como siempre, que os sean de utilidad y podáis sacarle provecho.
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