El número VAT es el nombre coloquial que se da a un código usado en las relaciones con otros países de la Unión Europea (UE). Recordemos que VAT son las siglas en inglés de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Algunas veces, también recibe el nombre de NIF-IVA.
Qué es el VAT o identificación tributaria en la UE.
La mecánica de funcionamiento del IVA exige tratar de forma especial las operaciones entre diferentes países de la UE. En general, lo que se hace es dejar exenta la expedición de bienes a otros estados miembros. Además, la empresa podrá deducirse el IVA soportado. Al llegar al otro estado miembro, la que sí estará gravada es la adquisición intracomunitaria por otra empresa.
Cuando el destinatario de la operación es un particular (muy típico en el comercio electrónico), el sistema es diferente. Lo normal es que la adquisición no esté gravada, con el fin de liberar de trámites a las personas físicas. No obstante, existen reglas especiales para gravar estas operaciones.
Por lo tanto, para que el impuesto funcione correctamente, es necesario disponer de un sistema que identifique a los empresarios o profesionales sujetos que realizan operaciones entre diferentes países de la UE. Una vez conocida la situación, podrán aplicarse unas u otras reglas. Y para eso existe el número VAT, que identifica quien está registrado para realizar operaciones intracomunitarias.
Con ese fin, se creó el VIES (siglas en inglés de sistema de intercambio de información del IVA). Gracias a él se puede consultar el número VAT de cualquier empresa y, así, aplicar las normas correspondientes. Resolvemos así la duda de si es comunitaria o si realmente es un sujeto registrado.
Diferencia entre NIF y VAT
El NIF (Número de Información Fiscal) es un número genérico que sirve para la identificación en España de personas y entidades en sus relaciones tributarias. Están obligados a tenerlo quienes deban formar parte del Censo de Obligados Tributarios. En él figuran las personas físicas, las jurídicas (como una sociedad mercantil, una fundación, una asociación, un organismo público, etcétera) e, incluso, ciertas entidades que carecen de personalidad (comunidades de bienes, herencias yacentes y otras).
Por su parte, el VAT es un número especial para aquellas personas o entidades que forman parte del Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). A este código identificativo muchas veces se le denomina NIF-IVA. La razón es que lleva el mismo número que el NIF, pero antecedido del prefijo ES (que corresponde a España).
Ahora bien, que compartan gran parte de la numeración no significa que se pueda emitir una factura intracomunitaria identificando al emisor o destinatario con el VAT simplemente poniendo ES antes del NIF. Por el contrario, hay que estar dados de alta en el ROI. De lo contrario, habremos incumplido las obligaciones censales y de facturación y se podría cuestionar cómo debe aplicarse el IVA a una determinada operación en la que participemos.
Cómo tramitar el número VAT
Para tramitarlo, se utiliza el modelo 036, de declaración censal. Este se utiliza en muchos otros casos, como en el alta de una actividad o en el ejercicio de determinadas opciones de tributación. Por ello, cuenta con muchas casillas, pero en este caso, además de las identificativas imprescindibles, deberemos prestar atención a la 582. En ella es donde marcaremos que queremos que nos inscriban en el ROI. Además, se señala la fecha en la 584. Si quisiéramos darnos de baja, emplearíamos la casilla 583.
Con ello, lo que habremos presentado es una solicitud para que nos incluyan en el ROI. La Agencia Tributaria deberá resolverla en un plazo de tres meses y adjudicarnos el número VAT que nos corresponda. A partir de ahí, ya figuraríamos en el VIES.
Si no se produce la resolución en ese plazo de tres meses, podremos considerar desestimada la solicitud. A partir de ahí podremos presentar recursos, pero es posible que una resolución que llegue más tarde de esa fecha nos apruebe la solicitud.
Cómo verificar si se ha obtenido el número VAT
Con la inclusión en el ROI, nuestro VAT figurará en el sistema de intercambio de información VIES. Por lo tanto, tanto nosotros como terceros interesados podemos consultar si aparecemos censados.
En el caso español, podemos consultar si aparecemos en el VIES a través de la web de la Agencia Tributaria. Allí, deberemos seguir la siguiente ruta: Sede Electrónica/ Procedimientos, Servicios y Trámites (Información y Registro) / Otros servicios / VIES.
Esto mismo que hacemos para comprobar si nosotros mismos hemos entrado en el VIES con nuestro número VAT lo podemos hacer para constatar que aquellos con los que nos relacionamos también figuran como operadores intracomunitarios. Si buscamos información de una persona o entidad de otro estado miembro de la Unión Europea, deberemos contar con certificado electrónico.
Como vemos, los pasos para obtener el número VAT y consultar si otros lo poseen son sencillos. Con ellos, conseguimos dar agilidad y mayor seguridad a los trámites que surgen en operaciones entre distintos países de la Unión Europea.
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