El organigrama de una empresa es imprescindible para poder optimizar y mejorar procesos. A través de él podemos organizar, gestionar e incluso modificar relaciones jerárquicas y flujos de trabajo identificándolos gráficamente.
Hacer el organigrama de una empresa de forma correcta es cada vez más fácil gracias a diferentes herramientas, pero en todo caso para hacer esta representación visual hay que identificar sus funciones y sus puntos clave.
Qué es el organigrama de una empresa y para qué sirve
Un organigrama es un esquema jerarquizado. Su utilidad es tan grande porque muestra todo tipo de relaciones de dependencia, con la estructura interna de la organización como la más destacada.
Así, gracias al organigrama de una empresa podemos ver de forma muy rápida directivos, responsables, equipos de trabajo, etc.
Un organigrama siempre debe representar de la forma más fidedigna las relaciones jerárquicas reales, para que así se convierta en una herramienta para tomar decisiones. Esto permite realizar revisiones y cambios que luego se trasladen a la estructura real de la empresa.
Generalmente, los organigramas reflejan diferentes niveles de mando:
- Por un lado, la alta dirección, los que toman decisiones estratégicas de las empresas.
- Un segundo nivel es el de los mandos intermedios, que son un nexo entre la alta dirección y el último nivel, la cadena operativa.
- Y, por último, en muchos organigramas también encontramos relaciones horizontales, la del personal de apoyo de otras empresas y organizaciones.
Todo organigrama mejora la comunicación interna de una empresa, ya que no solo define jerarquías, sino también funciones y objetivos, ayuda a la coordinación entre distintas áreas de trabajo y detecta errores en la estructura, como duplicidades en funciones.
Tipos de organigrama de empresa
Ahora que tenemos claro qué es el organigrama de una empresa, conozcamos los distintos modelos que hay:
Organigrama funcional
Es uno de los más extendidos. Su objetivo es representar las funciones que tiene asignado cada nivel jerárquico. Este tipo de organigrama arranca desde los cargos de mayor responsabilidad descendiendo de manera jerárquica hasta la base de la empresa.
Organigrama vertical
Es similar al funcional en cuanto que muestra las relaciones jerárquicas de arriba abajo. La diferencia es que todas las secciones parten de un mismo punto, y su objetivo no es relacionar tanto las funciones sino los niveles de subordinación.
Es decir, buscan determinar de forma clara de quién depende cada sección y las relaciones de coordinación y supervisión.
Diagrama horizontal
Muestra las relaciones de forma lateral y es especialmente útil para mostrar relaciones colaborativas, ya que relativiza las cadenas jerárquicas.
Suele utilizarse para mostrar las relaciones entre equipos y unidades más reducidas dentro de la estructura general de la empresa.
Organigrama matricial
Combina un organigrama vertical y horizontal generando una información más completa, pero en ocasiones más compleja.
Por un lado, presenta las relaciones jerárquicas de forma vertical, pero por otro las funciones de cada área de forma horizontal.
El resultado es que el nivel más alto jerárquicamente es el que más destaca y prevalece visualmente, mientras que en el resto de los niveles sobresalen las relaciones interdepartamentales y las funciones de cada área.
Organigrama mixto
Se asemeja al anterior, pero su finalidad no es mostrar funciones, solo relaciones jerárquicas.
Es muy útil para las grandes empresas en las que el organigrama vertical no refleja correctamente estas relaciones pues cuentan con mayores interrelaciones a un mismo nivel e incluso divisiones de trabajo.
Organigrama circular
Es un organigrama complejo, pero especialmente útil para nuevas empresas, como las del ámbito tecnológico e innovadoras en general. En lugar de mostrar relaciones jerárquicas, representa otras de índole colaborativo.
Dentro del área circular se segmenta por áreas de negocios, que a su vez se pueden dividir por otras más reducidas. Además, señala las funciones más relevantes.
Cómo hacer un organigrama de empresa paso a paso
Hacer un organigrama de empresa no es complejo, pero sí requiere tiempo y especialmente organización. Para ello, es imprescindible seguir estos pasos.
Elegir el tipo de organigrama
Como ya hemos visto existe una gama importante de tipos de organigramas y la elección debe basarse siempre en lo que queremos mostrar: jerarquía, funciones, etc.
No existe un modelo organizativo mejor que otro y la decisión debe basarse siempre en los objetivos marcados.
Determinar los distintos roles
Sea cual sea el tipo de organigrama elegido, en todos los casos se construyen a partir de las funciones que tenga cada área o sección.
Son estas relaciones, y no las personas que las realizan, las que ayudarán a crear y determinar las conexiones dentro de un organigrama.
Empezar desde la cúspide
Ya sea un organigrama vertical (arriba) u horizontal (izquierda), el comienzo del trabajo debe partir del punto jerárquico más alto: CEO, director general, presidente… para ir progresando a responsables de departamento, mandos intermedios y así hasta los niveles más bajos.
Como habremos definido los roles con anterioridad, a medida que avanzamos se irán estableciendo las distintas relaciones, funciones y responsabilidades. El objetivo siempre es que se muestre una visión global de la organización.
Diseño intuitivo
Un organigrama sobrecargado con demasiadas interrelaciones no es útil. Por ello el diseño claro es fundamental para que cumpla todas sus funciones.
En muchas ocasiones se pueden incluir elementos gráficos que ayuden a entender mejor los procesos, a veces tan simples como el tamaño o el tipo de forma que se utiliza en los distintos departamentos o áreas.
Herramientas para crear organigramas
Existen muchas posibilidades a la hora de hacer un organigrama de empresa: desde herramientas ofimáticas de uso común hasta diseñarlo con otras aplicaciones externas. Repasamos algunas de las de mayor utilidad.
Organigramas en Power Point
Dentro de los programas de más fácil acceso destaca Microsoft Power Point. La herramienta Office 365 ofrece más posibilidades, como Word e incluso Excel, pero Power Point es más potente e intuitivo.
Se pueden crear organigramas desde cero, pero también ofrece un gran número de plantillas prediseñadas que solo hay que personalizar.
Canva
Canva es una de las herramientas externas más usadas por el gran número de contenidos creados y plantillas que ofrece, entre las que se incluyen los organigramas.
Destaca por ofrecer diseños promocionales con un servicio adicional, denominado Canva Pro, en el que ofrece una plataforma colaborativa. También se pueden administrar todas las propuestas visuales a gran escala.
Creately
Creately es otra herramienta de pago especialmente enfocada a la creación de organigramas, con plantillas y herramientas profesionales.
Una de sus principales ventajas está en que, tras crearlos, se pueden exportar y añadir a todo tipo de documentos: Power Point, Excel, Word o incluso PDF, lo que permite impresiones de alta calidad.
Easel.ly
Easel.ly es una herramienta distinta, ya que está enfocada a la creación de infografías, tanto para compartirlas como para exportarlas a otros documentos.
Permite tanto diseñar infografías desde cero como usar plantillas. El resultado son organigramas muy visuales, especialmente enfocados a presentaciones.
Imágenes | Pixabay Geralt y elaboración propia
