¿Cuántas veces os ha ocurrido que, incluso pasado un tiempo de haberos asignado una tarea, el responsable aparece para deciros paso a paso cómo se hace? Y allí estáis, los dos juntitos pasando la mañana. Realizando a baja velocidad una tarea que podría hacer una sola persona mucho más rápido. Delegar es difícil.
Delegar una tarea implica no solo darle forma para que otro pueda ejecutarla, sino transferir una importante carga de trabajo (que no responsabilidad). Es en esa fricción entre el trabajo delegado y la responsabilidad externa asumida donde está la causa de que el responsable suela aparecer para entorpecer el trabajo delegado. Pero o lo haces tú, o lo delegas.
Por qué delegar una tarea
Cuando se delega una tarea, una función o incluso un área de negocios en una empresa, la persona que cede esa parte del trabajo puede pensar que está cediendo parte de su poder. Y, en cierto modo, es así, porque se lo transfiere a la persona que realizará el trabajo. Sin embargo, está ganando en tiempo material para realizar otras tareas diferentes dentro de la misma compañía.
El objetivo de delegar una tarea es aumentar la efectividad de la cadena de valor en su conjunto. Por ejemplo, añadiendo más puestos laborales especializados mientras que la persona que conoce la empresa y los procesos pasa a un puesto de coordinador. O, como poco, se espera de delegar que incremente la cantidad de trabajo realizado y, por tanto, la facturación de una determinada área.
Pero esto no funciona si, cuando ocurre, interrumpimos constantemente a los profesionales.
Por qué no interferir una tarea delegada
La experta en realidad aumentada Helen Papagiannis recuerda, en este artículo, el ejemplo que suele ponerse del pintor que le va diciendo a su ayudante cómo realizar cada trazado sobre un lienzo (en lugar de hacerlo él mismo). Y es que «los diseñadores son mucho más eficaces cuando trabajan directamente […], ya que el uso de intermediarios perjudica (o incluso destruye) el proceso creativo».
Aunque el ejemplo es un tanto absurdo (nadie llega al extremo de ese pintor), se percibe la eficacia que existe al no entrometernos en el trabajo de otro. Lo hayamos delegado o no.
Como coordinadores o gestores nos tiene que quedar claro que la tarea delegada ya no es nuestro trabajo. Nosotros tendremos otro, como el de lograr que nuestra tarea previa se realice acorde a otras tareas de la empresa, organizando el trabajo entre distintos departamentos.
Para ilustrar esto de un modo visual, pongamos el ejemplo real tangible de un negocio basado en lo material: una cadena de montaje de vehículos eléctricos.
Debido a una mayor conciencia medioambiental por parte de los clientes, la demanda se ha disparado y es necesario incluir más personal para que la cadena de montaje vaya más rápido. Como consecuencia, de las tres personas que antes montaban los componentes finales (retrovisores, ruedas y limpiaparabrisas), se opta por una de ella para que sea el responsable del montaje final de estos ajustes en la cadena. Pero ocurre que, en lugar de delegar su tarea al nuevo equipo de trabajadores, el responsable se dedica a estar encima del equipo de ajuste de ruedas, su trabajo anterior.
¿Las consecuencias? El trabajo no solo no sale, sino que va mucho más despacio que antes; hay parte de la plantilla permanentemente parada, y las nuevas funciones del responsable (como puede ser el inventariado de componentes) no se realizan.
Lo que iba a ser un aumento de la eficiencia de la cadena de montaje se ha convertido en un tapón en el final del proceso. Y, por supuesto, el no llegar con el producto al cliente, perdiendo cuota de mercado con respecto a la competencia.
Este ejemplo, fácil de visualizar en forma de tapón al final de la línea de montaje, puede aplicarse también a algo más etéreo, como la generación de informes o la gestión de cualquier tipo de tareas en toda clase de compañías con consecuencias similares.
O delegas o lo haces tú, pero los términos medios entorpecen el trabajo de la empresa en su conjunto.
Las barreras al delegar que sienten los responsables
Delegar no es fácil. Cuando delegamos una tarea o funciones, no solo transferimos parte de nuestro poder y trabajo. Los responsables (se llaman así por algo) se quedan además con gran parte de la responsabilidad del trabajo delegado.
Es su cometido el saber a quién le han transferido sus funciones previas, ya que no todos los profesionales tienen las mismas capacidades para afrontar una misma tarea.
Esta es una de las partes más duras de pasarle una carga a un compañero en la empresa: saber que sus errores recaerán sobre nosotros. Al menos en parte y generalmente en el largo plazo, porque, ¿quién no comete errores en los primeros días en un puesto? De ahí que haya un periodo (tan corto como sea posible) de formación de esa persona en nuestro antiguo puesto.
Pero, pasado un tiempo prudencial, se espera que esa persona se haga cargo de las funciones delegadas. Y no podrá hacer su trabajo con un responsable que esté permanentemente encima.
Como responsables tenemos que comprometernos a no interferir una tarea delegada. Por otra parte, como profesionales deberíamos tener presente que nuestro trabajo es una parte de la cadena de valor del producto o servicio de la empresa, y que nuestras nuevas funciones esperan cierta responsabilidad.
Por Marcos Martínez Redondo
