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La importancia de comunicar “bien” la política de beneficios a tus empleados

Es una paradoja. Las grandes empresas se las ingenian para elaborar paquetes de beneficios económicos y sociales para sus empleados. Sin embargo, luego descuidan la comunicación de los mismos, y en última instancia los trabajadores no saben de qué disponen. Un informe del proveedor de software de gestión de recursos humanos ADP subraya que sólo un 9% de los empleados de las plantillas comprende realmente la política de incentivos de su compañía.

Es decir, los trabajadores son mayoritariamente ajenos a las posibilidades de conciliación familiar que se les ofrece, al esquema de comisiones, a las ayudas para el cuidado de los niños, a la flexibilidad horaria o a los beneficios fiscales, entre otras cosas. Esta realidad es más sangrante si cabe por la dificultad que hay en las empresas para retener a los mejores candidatos. Y es que una de las vías más efectivas para convencer a los mejor preparados de que se queden es ofrecer un sólido paquete de beneficios, pero de beneficios que no acaben siendo invisibles.

¿Dónde está el problema?

El problema muchas veces está en que los equipos de recursos humanos de las empresas que operan en varios países están desbordados por los cambios regulatorios en materia de pensiones, cotizaciones sociales o regímenes laborales para los empleados desplazados. Con cada nueva expansión del negocio, la gestión de incentivos se vuelve cada vez más compleja. Además, según Manuela Montagnana, responsable de recursos humanos de ADP en EMEA, la continua implementación de cambios legislativos relativos a la nómina y a beneficios de tipo social o de horario también puede dar lugar a sanciones para las compañías en caso de incumplimiento.
Mientras tanto, los empleados hoy quieren tener toda la información referente a su trabajo (vacaciones, formación, retribuciones, movilidad…) en portales transparentes y fácilmente accesibles a través del móvil o la tableta. Por eso muchos gestores de recursos humanos miran ya a soluciones centralizadas en la nube e incluso a las redes sociales para poner al día a la plantilla. De esta manera, además, podrán transferir mucho trabajo administrativo a los propios asalariados. Y es que, cuando un empleado gestiona sus beneficios, en realidad están sacando adelante aburrido trabajo administrativo del departamento de recursos humanos.

Todo se puede mejorar

Marina trabaja para un ente público en España que no ofrece incentivos económicos a personal que no sea directivo. Sin embargo, sí contempla ayudas sociales a la adopción de niños, para pagar la guardería de los pequeños o para ciertos servicios médicos, como el dentista. En la intranet para personal, Marina puede conocer los cambios de horario, los detalles de su nómina o las ayudas adicionales que tiene contemplado el convenio laboral. Sin embargo, Marina está convencida de que, como ella, muchos empleados no llegan a entender muy bien toda esta información. “Creo que la empresa debería facilitar la comprensión de cosas fundamentales como la nómina, que viene con muchos números y que, cuando recoge una variación, no hay quien se aclare”. Además, en el caso de otros beneficios, el lenguaje es a veces farragoso y viene plagado de excepciones que también lo oscurecen, según Marina.

Caso muy diferente es el de Pedro, que trabaja para una consultora de tecnología que tiene filiales en varios países europeos. Pedro asegura que está doblemente informado. “Para los incentivos anuales por desempeño, objetivo o facturación, tenemos una reunión anual con nuestro superior en la que vemos los incentivos que obtendríamos según diversos factores”. Por otra parte, la empresa envía a Pedro y sus colegas correos electrónicos de forma periódica en los que informa de otros incentivos a los que tienen derecho, como guardería, seguro médico, transporte, formación o tickets restaurant. “Creo que de esta manera la comunicación es bastante eficiente. Además, disponemos de una herramienta en la que podemos calcular cuáles pueden ser nuestros beneficios fiscales según las modalidades de contrato que elijamos”.

No obstante, Pedro encuentra prolijo el documento donde se detallan todos los derechos y obligaciones referentes a los beneficios a percibir. “Es como un contrato, y yo los incluiría en una página web tipo FAQ, con enlaces independientes para ir directamente al epígrafe que te interesa”.

Aspiraciones en función de la edad

Otro de los retos que tienen las empresas consiste en gestionar las aspiraciones de empleados con edades muy diversas. Y es que lo que está dispuesto a dar y pide a cambio a su compañía un millennial (nacido entre 1981 y 1995) no tiene nada que ver con lo que demandan los baby boomers (nacidos entre 1946 y 1964). Un estudio de Gallup de 2013 asegura que los baby boomers tienen un nivel de compromiso bajísimo, en comparación con los millennials, que suelen ser más optimistas y más positivos en cuanto a las oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.

Por todo ello, las compañías tienen que ofrecer un esquema de beneficios flexible, que atienda a las circunstancias individuales de cada trabajador, al tiempo que alineado, para evitar el caos administrativo. Ahí va a estar la dificultad, sobre todo para aquellas compañías que todavía siguen utilizando para tal fin procesos manuales o software poco específico, como hojas de cálculo de Excel.

En fin, en muchos casos, el sentimiento de compromiso de los empleados con la empresa es proporcional a la valoración que hacen del paquete de beneficios que reciben. Y para eso, nada mejor que sean los propios empleados los que gestionen sus propios beneficios a través de una herramienta online centralizada y fácil de usar. Y es que una compañía con una plantilla comprometida tendrá unos ingresos muy superiores a sus competidores. De eso no hay duda.

Juan I. Cabrera

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