Muchos emprendedores se preguntan cómo calcular las nóminas con Excel. Es una vía para resolver algo más que un trámite legal. El recibo de los salarios es una pieza clave para el mantenimiento de una relación saludable entre la empresa y su plantilla.
El modelo de nómina
Lo primero que tenemos que tener claro es lo que necesitamos que aparezca en las nóminas. Para ello, recurriremos al modelo que esté aprobado en el convenio colectivo o, en su defecto, al acordado entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En todo caso, si no existe ningún otro modelo aplicable, deberemos emplear el aprobado en la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre.
En general, lo que vamos a tener que obtener es un documento en el que deberán aparecer:
- Los conceptos por los que el trabajador debe cobrar alguna cantidad.
- Los conceptos que hay que descontar al trabajador (fundamentalmente, el IRPF y cotizaciones sociales, pero también otros como los de los ajustes por anticipos que haya recibido con anterioridad).
- Un desglose relacionado con las cotizaciones sociales.
Para rellenar todos esos campos, necesitaremos datos de diversos tipos. Lo que haremos con Excel es convertirlos en la información exigida en el modelo que nos corresponda.
En algunos casos, además, deberemos realizar algún cálculo adicional. El más complejo es el de la retención del IRPF, que implica un procedimiento más desarrollado y que requiere, además, conocer algunos datos personales y familiares que el trabajador nos facilitará a través del modelo 145. También pueden revestir alguna dificultad los relacionados con complementos, que suelen estar condicionados a que se cumplan ciertos requisitos.
Cómo calcular las nóminas en Excel
Para orientarnos de lo que tenemos que hacer, podemos descargar la siguiente plantilla de Excel de la calculadora de nóminas, que no nos servirá directamente porque no está pensada para España, pero el proceso sería semejante. En ella, encontramos tres hojas:
- En la primera aparecen los datos del empleado. En la primera columna figura el identificador del empleado. Además, aquí incluye los tipos de gravamen que le corresponden en diferentes tributos y que serán importantes para calcular lo que haya que descontar.
- En la segunda también figura en la primera columna el identificador del empleado. Además, la calculadora de nóminas anota los datos que la propia empresa tiene sobre el desempeño del empleado. Esos datos sirven para saber cuánto hay que pagar.
- En la tercera aparecen las nóminas en sí.
Para rellenar la nómina, la plantilla utiliza la función BUSCARV con los siguientes argumentos:
- Valor_buscado: el identificador del empleado.
- Matriz_tabla: un rango con todos los datos que correspondan (dependiendo del dato serán los de una u otra hoja: si son personales o fiscales, serán de la primera; si son de desempeño en la empresa, serán de la segunda).
- Indicador de columnas: el número de la columna en la que figura el dato que buscamos.
- Rango: falso.
Con ello, consigue que en cada campo aparezca la información que se necesita. En algunos casos, además, lo que hace la plantilla es multiplicar, dividir o hacer algún cálculo aritmético con el dato buscado. Eso se puede evitar añadiendo nuevas columnas en las hojas de cálculo de los datos personales y de desempeño en las que se realicen los cálculos.
Esa misma estructura la pegaremos tantas veces como trabajadores necesitemos. Lo que variará es el identificador y, por lo tanto, las referencias del valor buscado se realizarán a la casilla correspondiente donde figura el identificador.
Cómo adaptar la plantilla de cálculo de nóminas al caso español
Conservando la estructura de la plantilla, la podemos adaptar al caso español. Para ello, cambiaremos los títulos de los campos y procederemos de modo semejante. Por ejemplo, donde pone “impuesto estatal (porcentaje)” puede aparecer el tipo de retención.
Añadiremos o quitaremos columnas según nuestras necesidades, pero la mecánica sería igual. La principal diferencia surge porque el cálculo de las retenciones lleva un proceso y, habitualmente, el de los complementos también lo llevará.
Si queremos, también podemos incluir en el mismo archivo de Excel los algoritmos de cálculo de las retenciones y de los importes que puedan corresponder por incentivos. No obstante, suele resultar más práctico hacerlo por otras vías e incluir directamente los datos clave que nos pide la nómina en la hoja de cálculo, sobre todo cuando hay pocos trabajadores.
Otras soluciones para calcular las nóminas
Excel puede resultar didáctico para aprender a calcular una nómina. Si ese es nuestro propósito, encontraremos un instrumento minucioso en el que controlaremos cada paso. Además, podemos sacar partido a los datos con los que trabajamos para elaborar los recibos de salarios, por ejemplo, empleando herramientas para el análisis de datos.
Sin embargo, para la mayoría de las pymes suele ser más útil emplear soluciones de gestión especializadas. Las hay adaptadas para empresas de todos los tamaños y permiten automatizar gran parte de los procesos de gestión laboral.
Además, podemos emplear soluciones integrales que no solo sirvan para las nóminas, sino también para otros asuntos como facturas, impuestos y gestión financiera y de tesorería, entre otros.
Con este tipo de aplicaciones obtendremos una gestión ágil y moderna de la información que haga más sencilla la gestión cotidiana de nuestro negocio y, al mismo tiempo, extraiga el máximo aprovechamiento de los datos. En todo caso, calcular las nóminas con Excel puede ser un buen primer paso para comprender el proceso.
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