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Comunicaciones unificadas, presente y futuro de las “green office”

Las comunicaciones unificadas son parte de nuestro presente y, por supuesto, del futuro; como lo es todo aquello que sea capaz de facilitarnos y simplificarnos de la mejor forma posible nuestro día a día en el trabajo. Optimizar al máximo el tiempo, cada vez más valioso y escaso, es fundamental para todos los trabajadores, independientemente del cargo o puesto de responsabilidad que ocupen.

Vamos a ver qué son exactamente las comunicaciones unificadas, sus ventajas, su presente y futuro, y cómo pueden hacer algo más por nosotros y el mundo que nos rodea: mejorar el medio ambiente.

¿Qué son las comunicaciones unificadas?

Bajo el término comunicaciones unificadas y de colaboración (Unified Communications and Collaboration o UCC) se integran a todas aquellas apps y tecnologías de la información que tienen como objetivo que el usuario tenga toda la información que requiera de una manera fácil, esté donde esté.

Es decir, la información que quiera (email, mensajería instantánea, videollamadas, etc), donde quiera (en la oficina, en casa, en el coche, en el tren) y a través del dispositivo que tenga a su disposición (ordenador, smartphone, tablet, smartwatch…).

Y es que las comunicaciones unificadas no se centran únicamente en la tecnología, también lo hacen de los procesos, es decir, de la unión de tecnologías, fabricantes, usuarios, procesos, aplicaciones, etc.

En el caso de Orange, tal y como nos cuenta Montserrat Castañeda, Mid Market Manager, engloban “aquellas soluciones que permiten el acceso a las comunicaciones corporativas desde cualquier dispositivo y ubicación y que optimizan los procesos de negocio, mejorando la productividad y eficiencia tanto de los empleados como de la empresa”.

La empresa que se plantea implantar UCC lo que está haciendo, en el fondo, es un cambio estratégico en su empresa que le permite sentar las bases para los retos futuros en cuanto a tecnología, formas de trabajar, objetivos empresariales…

Aunque en estos momentos Centrex Convergente es la solución que mejor define este concepto, Castañeda nos explica que la operadora también dispone de data centers específicos, una red de datos exclusiva para empresas y soluciones de seguridad como OSS para soluciones más complejas y a medida.

“En mi opinión, el concepto de comunicaciones unificadas va mucho más allá de un simple producto. La empresa que se plantea implantar UCC, en el fondo, lo que está haciendo es un cambio estratégico en su empresa que le permite sentar las bases para los retos futuros en cuanto a tecnología, formas de trabajar, objetivos empresariales, etc.”, explica la directiva.

¿Cuáles son las ventajas de las comunicaciones unificadas?

Es fácil comprender que tras la descripción del concepto se esconden innumerables ventajas para los trabajadores de cualquier empresa, desde una mayor productividad, al tener siempre al alcance todo tipo de comunicaciones, hasta una mejor resolución de problemas, pasando por una mejora en la movilidad de los empleados.

También hemos de tener en cuenta que, al no requerir de una localización específica, se facilita la continuidad del plan del negocio, así como descartar el riesgo de obsolescencia, al disponer de actualizaciones automáticas para mantenerse al día.

Desde Microsoft, también recopilan estas cinco ventajas de las comunicaciones unificadas:

  • Reducción de costes: Uno de los primeros pasos será la inversión en comunicaciones unificadas, que será amortizada a largo plazo al reducir increíblemente los costes en muchísimas partidas.
  • Mayor productividad: Los empleados encuentran a través de las comunicaciones unificadas una mayor conectividad dentro y fuera de la empresa desde cualquier tipo de dispositivo.
  • Conseguir un mayor crecimiento del negocio: Gracias a las UCC, los equipos de trabajo se agilizan increíblemente, se resuelven problemas con facilidad y hay una mayor rapidez en la toma de decisiones.
  • Compatibilidad tecnológica: auriculares con micrófono integrado, pantallas interactivas, relojes conectados… Cada vez son más las oportunidades de integración de las UC.
  • Mejora del medio ambiente: Un beneficio implícito, ya que permite reducir en gran medida los desplazamientos, la optimización de los espacios de trabajo o el consumo de recursos materiales, como el papel.

Cómo mejora la comunicación unificada el medio ambiente

Precisamente es este último punto el que más nos interesa, ya que quizás sea la ventaja de la que menos se hable. Y eso a pesar de que, dentro de la Responsabilidad Social Corporativa de cualquier empresa, la sostenibilidad cada vez tiene un mayor peso. 

“Las UCC permiten nuevas formas de trabajar que conllevan la reducción de la huella ambiental de las empresas. Algunos clientes, por ejemplo, con la implantación de las UCC han renovado sus oficinas, implantando puestos flexibles con la reducción de la energía necesaria en las oficinas, reducción y reciclaje de papel, teletrabajo en días concretos que reduce el transporte de los empleados … además de reducción de la necesidad de viajes”, nos cuenta Montserrat.

Y es que las comunicaciones unificadas nos permiten una mejor gestión documental porque nos ayudan a mantener, clasificar y ordenar todos nuestros archivos y documentos en un mismo espacio, ahorrando así la compra de sistemas extras innecesarios, como un disco duro externo para algunos documentos o copias de seguridad, o un ordenador de mesa, quizás por otro una tablet o dispositivo portátil, etc.

Las soluciones de comunicaciones unificadas y de colaboración se están asentando como parte de la transformación digital hasta tal punto que para el próximo año 2020 el 50% de las mismas serán cloud

Pensemos que el reciclaje de este tipo de dispositivos electrónicos no solo es realmente complejo, sino que además no todas las empresas lo llevan a cabo correctamente, con el problema para el medio ambiente que esto supone.

Además, nos permiten una menor cantidad de consumo de recursos materiales, no sólo en cuanto a dispositivos electrónicos, sino también otros como papel (todo se digitaliza), así como ahorrar en el enorme consumo energético que supone una oficina.

Por otro lado, nos ayudan a reducir la cantidad de viajes que hacen todos los empleados de una empresa, fomentando el teletrabajo en muchísimas ocasiones, así como las reuniones a través de diferentes plataformas, tales como Skype, Webex, GoToMeeting o Zoom.

“Las nuevas generaciones de profesionales son nativos digitales. Esto significa que integran la tecnología como algo natural en el desarrollo de su profesión y por lo tanto no ven grandes diferencias entre una reunión presencial y otra que no lo sea. Las empresas están cambiando y debemos romper las fronteras de nuestra mente y trabajar aprovechando todas las ventajas que la tecnología nos ofrece. Seguramente veremos el fin de las reuniones presenciales”, vaticina Castañeda.

En 2020, la mitad de las Comunicaciones Unificadas serán “cloud”

Y hablando de lo que “veremos”, según el informe  “Comunicaciones Unificadas como driver de la transformación digital”, elaborado por IDC Research España, las soluciones de comunicaciones unificadas y de colaboración se están asentando como parte de la transformación digital hasta tal punto que para el próximo año 2020 el 50% de las mismas serán cloud.

¿Por qué? Porque ofrecen una mejor experiencia al cliente y/o usuario de las mismas, una mayor centralización y una disponibilidad total de todo tipo de información estemos donde estemos, además de reducir todavía más si cabe los costes.

Según José Antonio Cano, director de Análisis y Consultoría de IDC Research España, la colaboración y la movilidad de los empleados son cada día un asunto más relevant

e para las empresas, por lo que la implementación de soluciones de UCC avanzadas es un requerimiento para las mismas. Debido a la gran variedad de herramientas de este tipo que existen actualmente en el mercado, la adquisición de una solución de UCC que simplifique su integración y utilización representa una ventaja”.

De hecho, IDC Research España estima un crecimiento medio hasta 2021 del 2,7%, alcanzando un volumen de 429 millones de euros en nuestro país. Unos datos que son todavía mayores en el caso de las pequeñas empresas, que aumentarán una media del 7,5% hasta 2021.

“Veremos cómo se implantan las CU en la mayoría de las empresas. Además, el futuro de las comunicaciones unificadas pasa por la adopción de soluciones de seguridad al tener cada vez más todo el negocio en la nube. En este sentido, Orange acaba de adquirir la empresa británica de ciberseguridad SecureData para proteger aún más los activos de Tecnologías de la Información (TI) de los clientes”, explica la Mid Market Manager de Orange.

Solo queda ver con ojos esperanzados cómo las comunicaciones unificadas nos permitirán mejorar increíblemente nuestra empresa, nuestro entorno de trabajo, el ambiente laboral y, por supuesto, el medio ambiente.

Imágenes: cyano66 / AndreyPopov / everythingpossible / AlexBrylov / NicoElNino

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