¿Son realmente conscientes las empresas de las ventajas que supone contar con trabajadores en remoto? ¿Y del incentivo que el teletrabajo puede llegar a ser para los empleados? Con una fuerza laboral que cada vez pasa más tiempo trabajando remotamente, las compañías se han puesto manos a la obra para contar con las herramientas, plataformas y tecnologías que permitan a sus empleados seguir siendo productivos independientemente del dispositivo (o dispositivos) que utilicen durante su jornada o del lugar donde se encuentren.
A continuación, vamos a ver cómo las comunicaciones unificadas y de colaboración (Unified Communications and Collaboration o UCC) no solo posibilitan que los trabajadores pueden trabajar en cualquier lugar del mundo, sino que lo hagan sin que se vea resentida su productividad.
La ventaja competitiva de las comunicaciones unificadas
Si retrocedemos unas décadas, las vías de comunicación de una empresa se limitaban a la línea telefónica y al fax. Nada de mail, videoconferencias o servicios de mensajería instantánea. Pensar ahora en prescindir de todo esto parece imposible. ¡Y caro! Al margen que las UCC se han convertido ya en una necesidad para cualquier empresa que quiera ser competitiva.
En Hablemos de empresas ya hemos visto algunas de las ventajas de las comunicaciones unificadas, además de los avances a los que han dado paso, por ejemplo, en materia de sostenibilidad. Engloban todos los canales de comunicación digital o telemática de una empresa, y todos los medios gracias a los que se guardan documentos, archivos o datos para que sean accesibles a muchos trabajadores a la vez, estén donde estén.
En 2017, la consultora IHS Markit realizó una encuesta entre los líderes de Tecnologías de la Información (TI) de 207 compañías norteamericanas sobre las tendencias y necesidades de comunicaciones unificadas.
Los encuestados destacaron como principales impulsores los siguientes aspectos: la mejora de la productividad de los empleados (81%), la mejora del tiempo de respuesta (77%), la movilidad/flexibilidad de los trabajadores (76%) y la potenciación de las ventajas competitivas (75%).
Los factores que llevan a las empresas a adoptar comunicaciones unificadas son la mensajería unificada, la integración de aplicaciones comerciales y las herramientas colaborativas, como conferencias o uso compartido de documentos desde cualquier dispositivo
Por orden de relevancia, los factores más importantes que señalan a la hora de adoptar este tipo de soluciones son: la mensajería unificada, la integración de aplicaciones comerciales y las herramientas colaborativas (como conferencias o uso compartido de documentos desde cualquier dispositivo, entre otras).
¿Cómo lo están aplicando las grandes empresas?
Cuando preguntamos a algunas empresas cómo es su trabajo en colaboración hoy en día y cuáles son las herramientas que más usan, las respuestas fueron similares. Rafael González González, Manager Marketing de Producto Grandes Empresas de Orange, utiliza para conectarse a diario con su equipo y partners “el correo, RRSS (LinkedIn), WhatsApp y herramientas como la videoconferencia corporativa, Webex o Jabber”.
Desde Cisco, Diana Mate, CSE (Consulting System Enginieer), explica que conecta con su equipo gracias a Webex Teams, que le permite “contactar de forma instantánea (mensajería/chat), realizar una llamada de audio/video, e incluso compartir mi escritorio o cualquier otro tipo de documentación de forma rápida y sencilla”.
David Alonso, Head of division IM B2B de Samsung, redunda también en la posibilidad de trabajar sin barreras. “Puedo trabajar con gente de mi equipo que está en Barcelona, Sevilla, Londres o viajando para visitar a un cliente, de la misma forma que si estuviese a mi lado, compartiendo documentos sin importar el tamaño, utilizando la mensajería instantánea o la videoconferencia y reportando una venta o una visita a un cliente en tiempo real, esté donde esté”. Eso sí, confiesa que la herramienta que sigue utilizando más es el correo electrónico desde su Galaxy S10+.
Estas tres grandes empresas no son las únicas que se han rendido a las ventajas de las UCC. Las entidades bancarias con oficinas repartidas por toda España realizan ya la mayor parte de sus reuniones por videoconferencia, y los trabajadores se comunican por servicios propios de mensajería instantánea.
Las multinacionales, empresas de tecnología, electrodomésticos y las grandes compañías de comercio electrónico han optado por cuidar especialmente su comunicación interna, mejorando su red de intranet y creando muchas de ellas una propia red social corporativa.
Por otra parte hay cada vez más empresas que ofertan trabajos de todo tipo en remoto. Los empleos ofertados van desde atención y servicio al cliente a soporte legal, ventas, marketing, consultores o programadores a distancia y muchos trabajos en el campo de la tecnología que se pueden realizar a través del teletrabajo.
Trabajadores más felices = mayor productividad
A la hora de hablar de beneficios, las plataformas de comunicaciones unificadas y de colaboración dotan a los empleados de más libertad y flexibilidad para que puedan mantenerse conectados y activos desde donde sea, optimizan los procesos de negocio y mejoran la productividad y eficiencia.
A las empresas les permite, además, poder contratar a los mejores empleados vivan donde vivan. Imaginemos lo que supone para un trabajador que no quiere o no puede cambiar de residencia poder aceptar el trabajo de su vida sin tener que forzar su movilidad geográfica.
Según el estudio ‘Felicidad en el lugar de trabajo 2019’ de Udemy for Business, el 37% de los trabajadores considera que el tener un buen equilibrio entre trabajo y vida personal con horarios flexibles es lo más importante en este sentido, incluso más que el salario. Las opciones de teletrabajo lideran las alternativas que lo hacen posible.
Los millennials, grandes impulsores del cambio, están acostumbrados a la comunicación digital para todo y buscan lo mismo en su trabajo. En su situación laboral valoran especialmente que sus responsables inviertan en su desarrollo (64%) y poder fijar sus propios horarios y tener permitido trabajar en remoto cuando lo necesiten (62%).
Trabajar en remoto es posible
Los datos acerca del teletrabajo son reveladores, y el crecimiento de esta tendencia es imparable. Los resultados extraídos de una encuesta reciente de líderes empresariales en la Cumbre de Liderazgo Global en Londres, afirman que el 34% cree que más de la mitad de los trabajadores de la empresa a tiempo completo estarán trabajando de forma remota en 2020.
A la cabeza de los países que contratan en remoto se encuentra EE.UU, seguido de Reino Unido, mientras que España estaría en el tercer lugar, seguida de Canadá y Alemania. En cuanto a los sectores, un estudio de FlexJobs revela que el primero es el de tecnología, seguido por empresas de desarrollo de aplicaciones móviles, pero la tendencia está en auge en trabajos relacionados con terapia, administración virtual, compras o educación.
La principal novedad responde a las siglas UCaaS (Unified Communications as a Service) o comunicaciones unificadas como servicio. Se trata de un modelo de entrega en la nube con gran variedad de aplicaciones y servicios de comunicación y colaboración
Este cambio en la forma de trabajar consigue que los empleados sean y se sientan productivos desde cualquier ubicación, reduce sus viajes y les permite optimizar el tiempo laboral, mejorando la rentabilidad. Permite además el poder responder de forma inmediata a cualquier problema o consulta (algo que se ha convertido en una necesidad en la vida personal y que ahora se extiende al trabajo), y mejora notablemente el compromiso y la implicación de los trabajadores en cada proyecto, porque la comunicación es continua y se sienten tan presentes como dos trabajadores que estén en el mismo edificio pero en plantas diferentes.
Por todo ello, las tecnologías y herramientas de comunicaciones unificadas en la nube son cada vez mejores, proporcionando gran cantidad de servicios en tiempo real.
¿Qué servicios de UCC debemos contratar?
Dependiendo siempre de cada caso y del uso concreto de servicios UCC, una empresa necesitará contar con espacios de trabajo en equipo que los propios empleados puedan crear y administrar fácilmente, con herramientas que permitan un rápido intercambio de ideas y contenido estén donde estén.
Otro factor clave será la posibilidad de acceder a varias aplicaciones a la vez, desde cualquier dispositivo, a través de una única interfaz unificada. También es importante la integración de estos servicios de comunicación con las aplicaciones de negocio para trabajar directamente con ellas. Webex Teams, por ejemplo, se integra con SalesForce, Office 365, etcétera y cuenta además con asistentes de voz.
Con el lema ‘El trabajo colaborativo es un éxito empresarial’, el servicio Digital Centrex de Orange está especialmente dirigido a empresas multisede y permite disfrutar de las funcionalidades avanzadas de una centralita desde cualquier dispositivo fijo o móvil. La comunicación es inmediata entre los empleados, estén donde estén, a través de servicios como un directorio corporativo, mensajería instantánea, reuniones virtuales o la posibilidad de compartir pantalla para revisar documentos.
Lo que está por venir en UCC
Al ritmo que va la tecnología, es lógico que el desarrollo de las comunicaciones unificadas siga su curso. La principal novedad en este entorno responde a las siglas UCaaS (Unified Communications as a Service) o comunicaciones unificadas como servicio. Se trata de un modelo de entrega en la nube con gran variedad de aplicaciones y servicios de comunicación y colaboración: mensajería empresarial, tecnología de presencia, reuniones en línea, colaboración en equipo, telefonía y videoconferencia. Todo ello con una mejor protección del almacenamiento de datos.
¿Qué avances esperan las grandes empresas para los próximos años en materia de comunicaciones unificadas? Inteligencia Artificial y Big Data suenan como las claves, junto con la implantación del 5G y de la realidad virtual y aumentada.
Rafael González González, Manager Marketing de Producto Grandes Empresas de Orange, cree que “el vídeo se integrará de forma nativa, el single sign-on será mucho más eficiente y la seguridad dejará ser un add-on. El acceso a la cloud pública y privada será nativa desde las redes de operador, y las herramientas de colaboración serán mucho más inteligentes y eficientes con el uso de Big Data”.
Lejos de ver límites en estos avances, si no todo lo contrario, podemos concluir que las soluciones de UCC actuales, más todo lo que está por venir, ayudan y ayudarán a las empresas a crecer y crear grupos de trabajo más eficientes, ágiles y productivos. La buena comunicación, rápida e inmediata, es ya un “must” para las empresas.
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