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Qué soluciones existen para el registro de jornada de tus empleados

Con la entrada en escena de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social, que ha incluido en sus planes aumentar e intensificar el control sobre la jornada laboral, son muchas las empresas que se plantean diferentes alternativas a la hora de elegir la más adecuada para registrar el horario de los empleados.

¿Por qué tengo que tener un registro de jornada de los trabajadores?

Lo primero que debes tener en cuenta es que las exigencias del control de la jornada de trabajo surgen a partir de la publicación, en el año 2013, del Real Decreto Ley 16/2013, el 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores.

A través de este texto, se incluyó en el Estatuto de Trabajadores la obligación de registro de la jornada de los empleados. Concretamente el artículo 12.5.h) del Estatuto de los Trabajadores recoge lo siguiente:

“La jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.

El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años […]”.

Se debe tener en cuenta que en principio esto afectaba solo al personal a tiempo parcial, pero las instrucciones internas por las que se rigen las inspecciones y las sentencias que han salido desde su aplicación, hacen que la obligación la tengan que seguir todas las empresas, se realicen o no horas extraordinarias, y el registro afecta tanto a trabajadores con contrato a tiempo parcial como a tiempo completo.

¿Tengo que cambiar mis métodos para controlar sus horarios?

Para responder esta cuestión, en primer lugar, hay que diferenciar dos aspectos:

  • Se puede hablar de los mecanismos del control a los que se puede someter a los empleados, cosa que siempre se ha hecho de distintas maneras por parte del empresario, en pos de la gestión de la empresa, como por ejemplo, pueda ser el “fichar” al entrar en el centro de trabajo.
  • Al margen del mecanismo de control utilizado por la empresa para la vigilancia de los horarios de los trabajadores, el registro se pueda extraer en un formato adecuado y se pueda facilitar al trabajador el resumen mensual (o a la inspección) firmado por ambos mensualmente junto con su nómina.

En este caso, a la pregunta ¿debo cambiar mis métodos para controlar sus horarios?, la respuesta es no, siempre y cuando funcione bien y permita emitir un informe de registro adecuado.

¿Qué soluciones existen para controlar y registrar la jornada laboral?

Existen muchas soluciones para controlar los horario de los empleados, clasifiquémoslas en dos: los sistemas manuales y los sistemas informáticos o electrónicos:

Los sistemas manuales, normalmente, son más arcaicos y pueden consistir en que el trabajador refleje la hora de entrada y firme, haciendo lo mismo a su salida.

En cualquier caso la empresa tiene dos soluciones:

  • Utilizar un documento de word o excel, hecho por la propia empresa, en cuyo encabezado vengan los datos del trabajador (nombre, apellidos, DNI y modalidad de contrato) y de la empresa (Nombre fiscal, con su NIF o CIF).

A continuación, añadiremos tantas filas como días tenga el mes, poniendo en cada fila la fecha de cada día y varias casillas donde el empleado pueda poner la hora de entrada, su firma de entrada, su hora de salida y su firma al salir.

  • Que nuestra asesoría laboral nos facilite un documento similar al descrito anteriormente, que normalmente pueden obtener automáticamente del software que utilizan para hacer las nóminas, imprimirlo y ponerlo a disposición del trabajador para que lo firme diariamente a la entrada y salida.

Los sistemas informáticos o electrónicos, que habitualmente han sido los más usados por las empresas para controlar la jornada del trabajador, se convierten ahora en casi obligatorios para las empresas de mediano tamaño. Entre estas soluciones podemos encontrar:

  • Sistemas de control con tarjetas de acceso, en los que facilitamos a cada empleado una tarjeta y mediante un dispositivo a la entrada controlamos cuando entra y sale del centro de trabajo. Entre los más populares destacan las tarjetas con banda magnética o las de proximidad, que simplemente identifican al empleado al estar cerca del dispositivo.
  • Sistemas de control basados en los rasgos físicos, basados en la identificación a través de aspectos biométricos de los empleados. No son tan habituales, y en ocasiones pueden parecer de ciencia ficción, existen de huellas dactilares, de la morfología de la mano, de los ojos o de la cara.

  • Sistemas de geolocalización, destinados generalmente a flotas de vehículos, pero más populares últimamente, ya que, con el desarrollo de apps y la gestión en la nube se puede controlar la jornada de los empleados utilizando sus smartphones.
  • Sistemas de presencia a través del ordenador u otros dispositivos, que son los controles que se basan en programas informáticos que miden cuando el empleado enciende o apaga el ordenador, cómo lo usa y cuándo lo hace; lo que puede facilitar mucha información a la empresa, pero  tiene la limitación de que se trata de firmas cuya actividad se desarrolle con dispositivos de este tipo.

 

Javier Navarro

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