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El NIF, uno de los códigos más importantes para tu empresa

El número de identificación fiscal (NIF) es un código alfanumérico utilizado en España para identificar a las personas físicas y jurídicas, así como a las entidades sin personalidad jurídica a efectos fiscales. Avalado por el Estado y ligado a un domicilio social, es obligatorio tanto para ciudadanos como para empresas a la hora de realizar cualquier acción de naturaleza tributaria. De esta forma, tiene que incluirse en las autoliquidaciones, declaraciones, comunicaciones o escritos que presenten ante la Administración tributaria.

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NIF de personas físicas

¿El NIF es lo mismo que el DNI y el NIE?

En el caso de las personas físicas, aunque el documento nacional de identidad (DNI) comparte numeración y letra con el NIF (ocho dígitos y un código de control que es una letra), no son lo mismo. Podemos usar el DNI, expedido por la Dirección General de la Policía (Ministerio del Interior), para multitud de gestiones del día a día y determinados trámites. Mientras que el NIF solo lo utilizaremos para cualquier acción a efectos tributarios y aduaneros.

A aquellos que no poseen la nacionalidad española pero tienen residencia en el territorio español, el Ministerio del Interior les asigna el Número de Identificación de Extranjero (NIE). Es el documento de identidad para las personas con nacionalidad distinta a la española.

¿Cómo saber cuál es mi NIF?

Lo único necesario para saber cuál es nuestro NIF es el DNI o NIE, aunque existen algunas excepciones. 

  • Para las personas que ostentan la nacionalidad española, pero no tienen la obligación de disponer de DNI. Por ejemplo, los españoles no residentes en España y los residentes menores de 14 años. En ese caso, la Administración les asignará un NIF siempre que lo soliciten. 
  • Si una persona carece de nacionalidad española y no dispone de NIE. Deberá solicitar la asignación de un NIF cuando vaya a realizar operaciones de naturaleza o de trascendencia tributaria.

NIF de personas jurídicas

Para la identificación de las personas jurídicas, hasta hace unos años el NIF se denominaba Código de Identificación Fiscal (CIF). Sin embargo, el CIF dejó de estar vigente en el año 2008 cuando, a través del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, se estableció que había de usarse el NIF tanto para personas como para empresas. Y si bien es cierto que el término CIF sigue empleándose para referirnos a la identificación de las empresas, en términos legales es el NIF.

Si nos fijamos en el NIF de una empresa, es diferente al de un particular. El NIF para personas jurídicas tiene una letra delante que nos da información sobre la forma jurídica y nacionalidad de la entidad. ‘A’ si es una sociedad limitada, ‘B’ si es una sociedad de responsabilidad limitada, etcétera. Después vendrán siete números y un dígito de control, que puede ser un número o una letra. Por ejemplo, el NIF Orange es A – 8200981- 2.

NIF de los autónomos

Al ser personas físicas, los autónomos lo tienen fácil, pues su NIF se corresponderá con su DNI. Para las personas extranjeras será el mismo que el NIE. Ahora bien, en el caso de estar configurados como una pyme, habrán de hacerse con un código específico.

¿Cómo se solicita el NIF de las personas jurídicas?

El NIF de personas jurídicas debe solicitarse a la Agencia Tributaria dentro del mes siguiente a la fecha de constitución de la sociedad o de la entidad sin personalidad jurídica. Eso sí, siempre antes de realizar cualquier prestación o adquisición de bienes o servicios, contratación de personal y cobros o abonos de facturas. 

Es un trámite obligatorio que exige presentar el modelo 036, lo que puede hacerse de manera presencial en cualquier delegación de la Agencia Tributaria o por internet si se dispone de un certificado electrónico o del sistema Cl@ve Pin.

Revocación del NIF

¿Puede la Agencia Tributaria revocar nuestro código de identificación fiscal como empresa? La respuesta es que . Con ello, Hacienda busca acabar con las sociedades que están inactivas o tienen una escasa o nula actividad. En estos casos, presupone que tales sociedades han sido abandonadas por sus administradores y socios sin realizar los actos jurídicos que el ordenamiento prevé para los casos de terminación, extinción y disolución de la persona jurídica. La revocación del NIF impide la continuidad de la vida fiscal de la sociedad y supone el cierre de la página del Registro Mercantil.

No obstante, tal revocación no es automática. La Agencia Tributaria avisa a la empresa y, si esta no recoge la notificación, se publica en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Además, no es irreversible. Si la sociedad reanuda su actividad, el NIF se puede recuperar.

¿Qué es el NIF intracomunitario?

Cuando las empresas quieren operar dentro del marco de la Unión Europea, necesitan otra tipología de NIF, el llamado intracomunitario. Como en Europa existen notables diferencias fiscales en relación al impuesto sobre el valor añadido (IVA), este número actúa como unificador. Elimina la necesidad de repercutir un IVA en las facturas al extranjero, que en muchos países no será deducible o será inexistente por un servicio recibido en concreto. 

Diferencia entre el NIF y el VAT

Mediante el modelo 036 se solicita el alta en el registro de operadores intracomunitarios (ROI), una base de datos compuesta por todas las empresas de la Unión Europea (UE) que operan a nivel intracomunitario. Para hacerlo de forma correcta hay que marcar la casilla 582, relativa al alta en el ROI. Algo muy importante en esta solicitud es demostrar la necesidad de vender o comprar en Europa e indicar además quiénes son los clientes y/o proveedores.

Con ello, la empresa recibirá el número de IVA internacional o International VAT. No es más que el NIF de la organización con las letras ‘ES’ delante, en el caso de España. 

Aunque en determinadas ocasiones el número es concedido rápidamente, el proceso se puede alargar varios meses. Suele ser necesaria una comprobación previa, lo que supone el desplazamiento de un inspector de Hacienda a la sede de la empresa para verificar todo lo relacionado con su actividad empresarial.

Imágenes | Nick Hillier (Unsplash) | Agencia Tributaria | Ayuntamiento de Madrid | Christian Lue (Unsplash

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