En 2014, Gmail, la compañía de Google centrada en el correo electrónico, lanzó Inbox. A pesar de facilitar (mucho) la lectura del correo y convertir la bandeja de entrada en un gestor de tareas basado en metodologías ágiles, no se le dio mucho bombo. De ahí que no muchos autónomos hayan oído hablar de ella.
Sin embargo, es la aplicación de correo que mejor se adapta al día a día de los autónomos. Además de ayudarnos a ordenar la bandeja de entrada y a recordar fechas clave, nos servirá para guardar enlaces de interés y gestionar nuestros proyectos por carpetas.
Inbox conserva la vertiente de correo de Gmail
Quien dijo que el correo electrónico estaba en las últimas, se equivocó. Aunque sí es cierto que ha cambiado de uso con el tiempo. Hace años era frecuente enviar mails con pesados archivos adjuntos, mientras que hoy día es más común enviar enlaces que dan a archivos en la nube, alojados en servidores como Dropbox, Drive o OneDrive.
En general, seguirá funcionando como una bandeja de entrada. Cuando nos lleguen, los mensajes seguirán apareciendo en la parte de arriba, y los más antiguos aparecerán abajo. A menos, y aquí una de sus novedades, que los correos pertenezcan a una categoría con la que agruparlos.
Si tenemos varios correos de compras (uno de Amazon, otro de eBay, uno de la reserva del cine…), Inbox los agrupará en una carpeta en mitad de la bandeja de entrada llamada Compras.
Y lo mismo para Viajes, Finanzas, Social, Notificaciones, Foros y Promociones. Esta última es interesante en la lucha contra el spam, porque podremos entrenar Inbox para deshacerse de él. Algo clave en la vida de los autónomos, que no tienen tiempo que perder.
También podremos entrenar las categorías, así como crear otras nuevas. Por ejemplo, una por proyecto o grupo de personas. Con el uso, Inbox aprenderá a agruparlas.
Una de las características que más llama la atención es la opción de Deshacer envío. Con ella, podremos dar marcha atrás al envío de un correo siempre que hayan pasado menos de 10 segundos desde que hemos pulsado en Enviar. Desaparecerá de la bandeja de entrada del destinatario y nos aparecerá como un borrador.
Inbox también es un gestor de tareas
Sin duda es uno de sus puntos fuertes. Cada correo o agrupación de correos en las categorías de arriba tiene cinco posibilidades diferentes en la esquina superior derecha.
Fijar en recibidos, mediante la que marcaremos el correo como importante. Una opción adicional en la barra superior muestra solo los elementos fijados (el pin):
Posponer hasta…, una herramienta que nos permite reenviarnos a nosotros mismos el email para cuando podamos atenderlo o para cuando necesitemos recordarlo. Desaparecerá de nuestra visual, aunque podemos localizarlo en la ventana Pospuestos.
Eliminar, el clásico botón que manda a la papelera el email. Se borrará en 30 días de manera automática.
Completar, una de las opciones de la filosofía agile. Nos permite perder de la bandeja de entrada un email o una cadena de ellos, pero conservarlo en su categoría (si la tuviese) o en la pestaña Completados.
Mover a…, el botón que nos permite entrenar la aplicación para que organice nuestra bandeja.
Inbox y la filosofía de trabajo agile
Hemos visto alguna de las herramientas de la filosofía agile que Inbox incluye. El concepto clave de esta filosofía que soporta todo el programa es «O está terminado, o no lo está». Los términos medios hacen que una tarea se postergue ad infinitum, e Inbox evita eso.
El objetivo de Inbox es que conviertas tu bandeja de entrada en un lienzo en blanco. O en azul con soles, una manera indirecta de decir «Terminaste, vete a jugar a la calle».
El botón + que vemos en la imagen de arriba nos permite enviar emails a nuestros contactos más frecuentes (ahorrándonos trabajo), redactar un correo en blanco o añadir un recordatorio. También podremos añadir webs desde Chrome con la extensión Inbox by Gmail, que nos las guardará como un ítem más en Inbox:
O nos permitirá enviar el enlace como correo con un clic:
Algunas curiosidades de Inbox
Aunque parece simple, es una herramienta bastante versátil. Dispone de todos los elementos necesarios para escribir un email. Tanto en el tipo, tamaño, color y forma de letra, como de cara a elegir de entre un conjunto ilimitado de firmas.
Además, permite adjuntar documentos recientes directamente de Google Drive, algo que facilita mucho la búsqueda para quienes trabajan con este servidor.
La gran ventaja de la herramienta Posponer es que puedes personalizar los horarios de mañana, primera hora de la tarde y tarde, e incluso definir cuándo será tu fin de semana:
Funciona tanto a través de la web inbox.google.com como mediante las aplicaciones de Android e iOS, por lo que dará igual el dispositivo que tengamos entre manos.
Finalmente, permite la herramienta de chat Hangouts, uno de los chats menos invasivos cuando llega la hora de descansar (sí, eso pasa) ya que el chat desaparecerá cuando se cierre la ventana. Hangouts también permite chats de grupos de hasta 150 personas, con lo que se podrá trabajar en equipo.
Por Marcos Martínez
