Con la llegada del verano y de las vacaciones, también llega el tiempo de desconectar. Pero conviene avisar a nuestros contactos de que nos vamos a ausentar durante unos días o semanas, para no encontrarnos con una avalancha de mensajes pendientes a la vuelta.
Los buzones de correo electrónico más populares (Outlook y Gmail) disponen de una función de respuesta automática precisamente para este fin. Veamos cómo configurarla.
Cómo poner el ‘Fuera de la oficina’ en Outlook
En la herramienta de correo electrónico de Microsoft, que ahora viene integrada en Microsoft 365, lo primero es hacer clic en Archivo (arriba a la izquierda) con el fin de desplegar toda la información referente a la cuenta. Y uno de los cuadros es precisamente el de Respuestas automáticas (Fuera de oficina).
Una vez en Respuestas automáticas, hay que seleccionar Enviar respuestas automáticas. En este punto podremos seleccionar el intervalo de tiempo en que va a estar activa esta función (marcando día e incluso hora de comienzo y finalización). Si no seleccionamos nada, habrá que desactivar las respuestas automáticas a la vuelta de vacaciones de forma manual.
En la pestaña Dentro de mi organización es donde podremos escribir el mensaje que verán nuestros remitentes durante el periodo de ausencia. Conviene que ese mensaje sea corto y claro, con información sobre la fecha de vuelta y los correos electrónicos o números de teléfono alternativos con los que podrán contactar nuestros interlocutores en caso de que se trate de una verdadera urgencia.
En caso de elegir la opción de Fuera de mi organización, las respuestas automáticas llegarán a todos los correos electrónicos, incluídos boletines, anuncios e incluso el spam o correo basura. Por eso, en el caso de elegir esta pestaña, lo recomendable es marcar la opción de Solo a mis contactos.
Una vez llegados a este punto, solo nos quedará seleccionar Aceptar para que Outlook guarde esta configuración. A la vuelta de vacaciones, Outlook nos recordará que las Respuestas automáticas están habilitadas con un mensaje destacado en amarillo en la cinta de opciones. Y solo habrá que pinchar en el botón blanco de Desactivar si queremos prescindir de esta función.
Cómo poner el ‘Fuera de la oficina’ en Gmail
En Gmail, activar la opción de ‘Fuera de la oficina’ también es un proceso muy sencillo y es muy parecido al que se sigue en Outlook. Tendremos que abrir una sesión del buzón y hacer clic en la ruedita de Configuración (arriba a la derecha). Luego, marcaremos Ver todos los ajustes y bajaremos hasta el apartado de Respuesta automática, que es el último.
Una vez llegados a este punto, hay que seleccionar la opción de Respuesta automática activada, puesto que estará desactivada por defecto. Y luego tendremos que especificar el periodo de vacaciones y la respuesta que verán nuestros interlocutores, como hacíamos en Outlook.
Finalmente, podemos marcar debajo la casilla si queremos que solo nuestros contactos vean la respuesta automática, con lo que evitaremos que los remitentes de boletines o spam sepan que estamos de vacaciones. Para confirmar todo, tenemos que ir al final de la página y hacer clic en el botón de Guardar cambios.
Para desactivar la respuesta automática en Gmail, no hay que entrar en configuración. Es tan fácil como pinchar en Finalizar ahora en el banner que nos aparecerá en la parte superior de la bandeja de entrada con el asunto de respuesta automática. No obstante, desde esa barra también podremos llegar directamente al cuadro de configuración.
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