El vídeo es el formato favorito de la mayoría de los usuarios de internet.
Por este motivo, los webinars son cada vez más demandados tanto por el público como por profesionales y empresas.Permiten interactuar fácilmente con sus seguidores y potenciales clientes, compartir contenido de valor y mejorar el engagement.
Básicamente, un webinar es un contenido informativo en formato vídeo. Es un seminario, conferencia o taller online que se transmite por la red en tiempo real a través de diversas plataformas y en el que los usuarios que asisten se apuntan con anterioridad. Para participar solo necesitan conexión a internet y un enlace para entrar en la sesión, llegando incluso a poder comunicarse por chat, audio o vídeo con la persona o personas que están ofreciendo la charla para formular sus preguntas o dudas. De esta manera, se produce un feedback muy enriquecedor para ambas partes. La primera emisión es en directo, pero lógicamente puede grabarse y volverse a emitir con posterioridad.
Si bien es cierto que hacer un webinar no requiere unos conocimientos técnicos avanzados, para lograr su máxima eficacia no basta con programarlo y “soltar el rollo”. La clave de su éxito dependerá en gran medida de la planificación que se haya realizado previamente.
Objetivos claros
Por tanto, la estrategia es el primer paso. La empresa o el emisor debe tener claro su propósito cuando organiza este formato: si con él quiere formar, informar, generar demanda de sus productos… Para ello deberá establecer unos objetivos específicos. De esta manera le será más fácil definir tanto el contenido como las llamadas a la acción.
Registro y promoción
El segundo paso es la comunicación del webinar que se va a celebrar porque, de lo contrario, los registros de los usuarios no vendrán solos. Aquí es conveniente crear una landing page de registro y dirigir a ella el mayor volumen de tráfico posible gracias a acciones de promoción del seminario en redes sociales, con posts, recordatorios de email, etc. Incluso se puede optar por estrategias como el teaser o campañas de intriga.
Esa landing page de registro nos permitirá captar los correos electrónicos de los interesados en el taller y poder recopilar todos esos datos. Algunas plataformas permiten crear una página de registro, con un breve formulario, alojada en sus propios servidores, con un correo de invitación que se puede personalizar con el logo corporativo.
Contenido atractivo y de calidad
Otro aspecto fundamental es la temática a tratar. Para ello, hay que revisar bien las búsquedas de información del público objetivo y encontrar un tema que pueda resultarle de interés, presentándolo de forma atractiva, con un título con gancho.
La desventaja de este tipo de eventos es que si no se logra captar la atención de los usuarios, estos pueden llegar a perder el interés en el webinar. Para evitar bostezos, se debe ofrecer un contenido de calidad que no dé opción a dormirse y descartar presentaciones con mucho texto. En su lugar, hay que recurrir a palabras clave, elementos muy visuales e incluso imágenes impactantes.
En cuanto a los participantes en el taller online, no tiene que haber un único ponente. La empresa puede traer invitados que sean un referente para la audiencia que va a asistir, lo que disparará el número de asistentes al webinar. También se puede optar por el formato entrevista o por un panel de discusión con otros especialistas de un nicho de mercado o con los mismos asistentes.
Duración justa
Reza el dicho que “lo bueno, si breve, dos veces bueno”. El webinar debería tener la duración justa y necesaria, esto es, un máximo de 45 minutos (más el tiempo extra para preguntas) y respetando la puntualidad. Y es que no es lo mismo permanecer 45 minutos en un espacio acogedor que delante de un ordenador.
Además, conviene no fijar el inicio de la conferencia a en punto o y media porque la mayoría de los organizadores de webinars lo hacen a esas horas y hay picos en las conexiones. Es mejor optar por y cuarto o menos cuarto.
Software adecuado
Fijado todo lo anterior, es el momento de seleccionar la herramienta a través de la que emitir el webinar. Existen muchas, tanto gratuitas como de pago. Lo único que hay que hacer es documentarse sobre cada una de ellas y ver cuál es la que mejor se adapta a nuestra idea de seminario web y al negocio. Entre los mejores softwares para desarrollar un webinar de manera gratuita figuran Google Hangouts, Facebook, Zoom, muy usado últimamente, y Go To Webinar, seguramente la plataforma ideal para planificar y ejecutar un webinar de alta calidad. Sencilla de utilizar y con una versión gratuita de prueba, es compatible con todos los dispositivos móviles y aporta muchísimos extras para conocer a los que podrían convertirse en futuros clientes.
Ensayos
Como en cualquier evento, siempre pueden producirse imprevistos de última hora. Por ello, será fundamental asegurarse de que el enlace al webinar que se ha estado utilizando para las campañas de promoción no nos falla y comprobar que el equipamiento audiovisual funciona a la perfección.
Así, habría que hacer un webinar de ensayo uno o dos días antes de la presentación real, pidiendo a los seguidores o amigos que asistan al evento virtual para comprobar que todo va correctamente, desde el audio y video, hasta el chat en vivo.
Incentivar la participación
No hay que olvidar que una de las finalidades de esta fórmula es la implicación de los usuarios y generar engagement. Así, existen muchas formas de buscar la participación de los asistentes, como, por ejemplo, a través del chat o incitándoles a interactuar en las redes sociales utilizando un hashtag creado al efecto. Para ello sería necesaria una figura que únicamente se encargue de recopilar y ordenar las preguntas enviadas para lanzarlas al final por temáticas y tratar de resolver las dudas generalizadas.
Marcar la diferencia
Es interesante cerrar el seminario con algún detalle con los asistentes; es una forma de fidelizarlos. Se les puede regalar un libro electrónico u ofrecer algunos recursos gratuitos que les puedan ser útiles, incluso un descuento en uno de los servicios de la empresa.
Agradecer y compartir
Por último, una vez finalizado el webinar, se debería enviar un email de agradecimiento a los participantes con el enlace a la sesión grabada, pues muchos de los que lo siguieron querrán verlo otra vez o compartirlo con gente cercana. También es conveniente mandar un correo a los inscritos que no pudieron asistir, dándoles una nueva oportunidad de disfrutarlo.
Colgar el vídeo en la web o en el canal audiovisual de la empresa permitirá, a través de herramientas como HubSpot, hacer un seguimiento de visitas y descargas. Y si lo que se desea es seguir generando leads (nuevos registros en la base de datos de la empresa) con dicho webinar, la recomendación es colgar la grabación en una landing page con un formulario para poder descargarla.
Hay que tener en cuenta que la mayoría de los participantes de un webinar son leads cualificados (el usuario ha mostrado interés por la marca y sus contenidos en varias ocasiones). Algunos serán competidores porque quieren ver qué hace la empresa, pero la mayoría serán clientes potenciales que requieren la solución que ese negocio ofrece. No hay que desaprovechar, por tanto, la oportunidad de acercarse a ellos.
Imágenes | Tumisu (Pixabay) | Austin Distel (Unsplash) | J. Kelly Brito (Unsplash)
