Aunque la liquidación del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se realiza una vez al año, los asalariados y muchos de los profesionales autónomos realizan pagos a cuenta a través de retenciones.
Su importancia es, por tanto, clave, ya que conocer y asegurar que estos pagos se han efectuado es obligatorio a la hora de confeccionar la declaración de la renta. En especial, cuando hay discrepancias con los datos que proporciona Hacienda.
Por todo ello, es tan importante conocer qué es el certificado de retenciones, su emisión y la información que recoge.
Qué es el certificado de retenciones
Un certificado de retenciones es un documento que la empresa o autónomo, el retenedor, entrega a un trabajador o colaborador, el contribuyente, en el que se refleja tanto las cantidades pagadas durante el año fiscal anterior como también las retenciones o pagos a cuenta hechos a la Agencia Tributaria.
Por tanto, el certificado de retenciones tiene dos funciones:
- Informativa, al recopilar toda la información sobre los ingresos por trabajo, actividades profesionales o incluso premios, sujetos a retención.
- Legal, ya que sirve como justificante de que la empresa o profesional autónomo han realizado estos pagos a Hacienda.
La emisión del certificado de retenciones está regulada por el artículo 108.3 del Reglamento del IRPF, que señala que: “El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual”.
Al contener y “certificar” información fiscal que debe incluirse en la declaración de la renta, el certificado debe, por tanto, emitirse y entregarse antes de que se inicie la campaña de la declaración de la renta. Por lo general, antes del mes de abril.
Cómo obtener el certificado de retenciones
La forma más común y directa de obtener el certificado de retenciones es a través de la empresa retenedora que ha ejecutado el pago a la Agencia Tributaria. Esta, además de hacer los pagos periódicos a través del modelo 111, informa de todos los pagos anuales, principalmente a través del modelo 190.
En esta declaración informativa, que debe comunicarse siempre antes del 31 de enero del siguiente ejercicio, se notifica a Hacienda el nombre y NIF de todos los pagos realizados con retenciones.
Por tanto, el proceso en la mayoría de las empresas es sencillo. Basándose en esta información fiscal, como la de otros modelos de retención, se exporta a un certificado que se entrega a cada contribuyente.
La entrega es obligatoria, pero si la empresa no lo hace, el contribuyente puede solicitar esta información a la Agencia Tributaria y así comprobar con sus propios justificantes (nómina o facturas) que las retenciones realizadas corresponden con las pagadas.
Qué contiene el certificado de retenciones
La información del certificado de retenciones es sencilla. Contiene los datos del retenedor y del contribuyente con sus números de identificación fiscal, la cantidad pagada por su trabajo y servicios, así como su retención. También debe estar firmado y sellado, pudiéndose sustituir este último por una firma digital.
La mayor complejidad reside en el tipo de ingresos y retención que contiene. El más común son los rendimientos de trabajo (asalariado) y de actividades económicas (autónomos). Estas, junto a otras ganancias patrimoniales y las procedentes de distintos premios, se han informado por el modelo 190.
No son las únicas retenciones. También son relevantes las procedentes por el arrendamiento de inmuebles urbanos y rentas procedentes de operaciones de seguros de vida.
Sanciones por no emitir el certificado de retenciones.
La emisión del certificado de retenciones es, como se ha señalado, obligatoria. Y, además, sancionable si no se hace.
Según señala el artículo 206 de la Ley General Tributaria, la no emisión del certificado de retenciones supone una infracción leve. Establece una multa de 150 € si no se emite.
Es importante señalar cuándo se considera como no emitido y, por tanto, punible. Según el artículo 19 del reglamento sancionador, se produce cuando, existiendo la obligación de retener e ingresar a cuenta, no se expide certificado a favor de dichos perceptores antes de presentar las declaraciones. Por todo ello, debe entregarse de forma presencial o telemática en tiempo y forma.
En definitiva, el certificado de empresa no es solo un trámite, sino uno de los documentos más relevantes en la relación entre empresa y trabajador asalariado o colaborador autónomo. Aunque Hacienda proporcione esta información a través de los datos fiscales, es fundamental que el contribuyente reciba el certificado para poder cotejarlo y no cometer errores en la declaración de la renta.
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