En la primavera de 2011, Larry Page, uno de los fundadores de Google, mandó un e-mail a los empleados de la compañía explicando cómo debían plantearse las reuniones, para que nadie perdiera el tiempo o se lo hiciera perder a los demás. Page luchaba contra una enfermedad habitual en las grandes corporaciones (en ese tiempo la suya ya era una de ellas): la reunionitis o el exceso de encuentros que no son ni importantes ni imprescindibles y que acaban mermando la productividad de las plantillas.
¿Qué pedía Larry Page a sus directivos y mandos intermedios, que son los que al final tenían potestad para establecer reuniones en el buscador? Pues cuatro cosas bastante lógicas: Page pedía que siempre hubiera alguien que tomara decisiones; que las reuniones no excedieran los 10 miembros; que todos aportaran a la conversación, para así evitar que alguien se despistara echando un vistazo a su buzón de correo o a las redes sociales en móvil o en el portátil; y que nunca se postergara una decisión porque no se hubiera celebrado previamente una reunión.
¿16 años metidos en reuniones?
El Instituto Francés de Opinión Pública (IFOP), una firma de encuestas con sede en París, calcula que, en una carrera profesional de 40 años, pasamos 16 de ellos, algo más de un tercio, sentados en una mesa de reuniones. Más allá de las estadísticas, está claro que las compañías han colonizado el tiempo de sus empleados citándoles en despachos, muchas veces sin un motivo claro.
La reunionitis a cualquier hora del día, una afición por lo general de jefes egocéntricos, merma la productividad de los empleados, puesto que supone una interrupción, y se calcula que una persona alcanza el pleno rendimiento cuando llega a las dos horas y media o tres de trabajo sostenido.
Consejos para evitar la reunionitis
Más allá de las normas establecidas por Larry Page o de las medidas que tomó David Cameron cuando fue elegido Primer Ministro del Reino Unido, y entre las que se encontraba la prohibición expresa a los miembros de su gabinete de acudir a una reunión con portátil o teléfono móvil, para evitar distracciones, hay una serie de consejos a seguir para que las reuniones efectivamente dejen de ser una pesadilla.
–Antes de plantear la reunión, conviene ver si hay alternativa. O incluso cabe preguntarnos qué pasaría si el encuentro no se celebrara. Plantear la discusión vía e-mail o chat siempre es preferible, puesto que ahorra tiempo y distrae menos.
-El orden del día y los objetivos deben estar claros. Si en todo caso hay que celebrar la reunión, la persona que la dirija, así como el resto de los asistentes, deben tener claro antes de empezar las cuestiones que se van a abordar y con qué fin.
-El horario tiene ir por adelantado. Las horas de comienzo y de finalización de la reunión también deben estar prefijadas. De esta manera, todos los asistentes evitarán la tentación de extenderse y se concentrarán para tocar todos los temas a debatir en el lapso de tiempo acordado. Además, si los empleados saben la hora a la que acaba, podrán organizar mejor su agenda personal.
-La primera hora es la mejor. La reunión debe entorpecer lo menos posible la dinámica habitual de trabajo. En este sentido, lo mejor es plantearla a primera hora del día. Además, es el momento en que la gente está más fresca y despejada.
-Hay que desterrar las reuniones a la hora de la comida. Es una costumbre en España quedar para comer y hablar de trabajo, pero conviene no celebrar reuniones en un restaurante. No es el ambiente propicio para un encuentro productivo y con un orden del día claro.
-Hay que asignar tareas claras a los asistentes una vez finalizada la reunión. De otra manera, quedaría la sensación de que allí sólo se ha ido a hablar por hablar.
-Si son de pie, serán más cortas. La mejor manera de ir al grano es que nadie se relaje y se sienta cómodo en una silla. Así es como se suelen llevar a cabo las reuniones diarias de sincronización de equipos (scrum), que versarán sobre qué han hecho los distintos equipos de trabajo, qué harán hasta la próxima reunión y qué problemas han surgido hasta ese momento. Además, algunos estudios apuntan que, al margen de más productivas, son más saludables.
Juan I. Cabrera
