Todas las profesiones hacen uso de herramientas específicas a lo largo de su día a día para desenvolverse con soltura. En un entorno laboral altamente digitalizado en el ámbito de las empresas innovadoras, estas herramientas suelen ser aplicaciones, programas informáticos o plataformas web.
En el ámbito de recursos humanos, aunque más cerca de las personas que otros departamentos de una empresa, también necesitan herramientas para la gestión del personal: la contratación, la preparación de las nóminas, la comunicación interdepartamental, el cálculo de los días libres e incluso el finiquito.
Plataformas para buscar profesionales cualificados
Siguiendo el flujo que sigue un trabajador al incorporarse a una marca, la contratación suele ser el primer paso; precedido de un registro en alguna plataforma web como Infojobs o una red laboral como LinkedIn.
Aunque en España hay otras plataformas para localizar candidatos, como Infoempleo, Laboris o Studentjob, Infojobs es la plataforma con más usuarios activos y con más contrataciones. En 2016 ayudó a cerrar 1.205.731 contratos, de los cuales el 24% de ellos fueron indefinidos.
Tanto si eres un profesional en búsqueda activa de empleo como si te dedicas a buscar candidatos en el departamento de RRHH de tu empresa, Infojobs es uno de los portales a tener en cuenta. Publicar una oferta de trabajo es fácil, pero no hemos de olvidar datos que demandan los profesionales tales como:
-Puesto a desempeñar
-Tipo de trabajo a desarrollar y funciones
-Conocimientos necesarios y/o deseados
-Personal a cargo
-Un abanico con el salario
–Horario y localización del lugar de trabajo
LinkedIn es otra red interesante en la que también se pueden publicar ofertas laborales, pero en la que los headhunters buscan directamente candidatos para proponerles cambiar de trabajo. La posibilidad, como empresa, de filtrar por etiquetas, ayuda a cribar candidatos y dar con el óptimo para el trabajo.
Con menos antigüedad, pero instalándose rápidamente en el mercado laboral, están aplicaciones como Guudjob (premio a la innovación), muy orientada a la contratación en base a recomendaciones previas. Si como personal de recursos humanos buscamos gente de confianza, puede ser un buen lugar donde empezar las pesquisas.
Blackboard Learn, para formar a los trabajadores
Que los trabajadores hayan accedido a una empresa no significa que deban dejar de estudiar, y esto lo sabe bien el personal de recursos humanos, que en muchas organizaciones se encarga de ayudar a los profesionales a renovar sus conocimientos.
Blackboard Learn es una suite web muy interesante a la hora de planificar el e-learning para ganar competencias y repasar conocimientos. Gracias a Blackboard Learn, podremos cargar un curso, así como preguntas específicas del mismo, de modo que nuestro personal se examinará por su cuenta y avanzará a su ritmo.
Es muy interesante a la hora de automatizar tareas. Por ejemplo, es frecuente que los españoles no tengamos graduado nuestro inglés, y Blackboard Learn puede ayudar a RRHH a configurar una serie de baterías de test que valoren nuestro nivel. De cara al futuro envío de personal al extranjero es crucial.
Factorial, un recurso gratuito para la gestión de RRHH
Si hablamos de herramientas de gestión, el abanico se amplía en demasía, ya que tenemos un gran número de opciones e incluso de tipos de gestiones. Sin embargo, orientado a la gestión de personal y a RRHH, destaca Factorial, un tipo de software libre que veremos a través del navegador. Factorial es un programa que nos facilita el día a día en recursos humanos, automatizando algunas tareas y haciendo más sencillo nuestro trabajo.
Por ejemplo, en lugar de que los empleados soliciten sus vacaciones uno por email, otro llamando a la central, otro en la cafetería, etc, esta aplicación web permite hacerlo a través de una plataforma en la que podremos ver la petición de las vacaciones de toda la plantilla, muy útil para determinar antigüedad o prioridades en un solo lugar.
Otra herramienta dentro de Factorial, y relativa al calendario, es el control de las bajas, festivos y ausencias en un mismo panel que no tendremos que confeccionar a mano. El control de las nóminas, que consume buena parte de nuestro tiempo al mes, es un punto en el que esta aplicación puede ayudarnos.
SAP, para empresas que busquen integrarlo todo
SAP es probablemente la herramienta de herramientas dentro de las organizaciones, y no solo cuando hablamos de recursos humanos. Para tratar de enfocarlo a neófitos, SAP es a la gestión empresarial lo que WordPress es al marketing web: una plataforma tan completa que resulta difícil no dar con la solución idónea para una marca, y en ese caso siempre se podrá programar.
Este programa es un conjunto de sistemas modulares que se encargan de ofrecernos información útil para la toma de decisiones, así como de conformar un panel de mando, un lugar de gestión general de RRHH, o un lugar desde el que controlar la gestión de diversas sedes, entre otros.
SAP es muy grande, y a menudo conforma una integración total en las empresas: puede sustituir a cualquier aplicación de contabilidad, gestión de inventario, sistema de contratación, calendarios, sistemas de mensajería como el email o el chat, etc, y desde luego puede suplir a paquetes de ofimática, o complementarlos.
De cara a recursos humanos, SAP puede servirnos para generar nóminas, calcular finiquitos, crear campañas de marketing internas, atribuir objetivos, ayudar con el organigrama, organizar reuniones y un largo etcétera. Es uno de los mejores inventos para gestión empresarial. Sin embargo, SAP tiene varias contrapartidas:
- Está orientado a empresas grandes.
- No es nada asequible, y de hecho te exigen una facturación mínima para poder alquilarlo.
- Seguramente necesitemos un consultor SAP para dar forma al programa, lo que tiene un coste extra.
Como hemos visto, en el departamento de recursos humanos también se hace uso de herramientas digitales y de gestión de personal con las que liberar tiempo a los profesionales; exactamente igual que en cualquier otro área de la empresa.
Del trabajo específico de cada profesional de RRHH dependerá las herramientas que necesitará durante la jornada. A algunos les servirá con ofimática (Word, Excel) y un email, y otros necesitarán complejos sistemas de SAP integrados.
Por Marcos Martínez
