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Primeros pasos para aplicar la metodología Agile en tu empresa

Lo oímos a menudo, sabemos que mejora la productividad y que alivia los flujos de trabajo, pero no sabemos qué tenemos que hacer para aplicar la metodología Agile a nuestra empresa. En este artículo te contamos algunos de los primeros pasos para hacer de los métodos agilistas una realidad.

La metodología Agile necesita un experto y un proyecto detrás

Transformar una empresa de la noche a la mañana es imposible y, además, suele ser contraproducente. Dado que se recomienda que los cambios sean graduales y focalizados en proyectos pequeños al principio, lo ideal es empezar a implantar métodos agilistas en un proyecto que esté arrancando.

Pero, más importante que el proyecto elegido (en última instancia querremos que nuestra marca entera sea Agile) es la persona encargada de aplicar los métodos. Si puede ser, alguien con conocimientos en coaching, dado que cualquier cambio requiere de una elevada dosis de motivación.

Esto último será especialmente relevante cuando surjan en la empresa voces en contra de los nuevos métodos a las que haya que convencer de las estrategias internas.

Agile cuestiona cómo se hacían las cosas antes

Una de las barreras más importantes a la hora de implantar metodologías ágiles como scrum y cuadros de trabajo de tipo GTD (los veremos más adelante) es tratar de combinarlas con otras herramientas con las que no casan. Por ejemplo, los antiguos Diagramas de Gantt.

Como los profesionales a nuestro cargo y nuestros propios responsables han aprendido de la vieja escuela, es importante que entiendan que no solo hay que cambiar los métodos, sino las herramientas de gestión. Para algunos trabajadores, cuestionar qué herramientas usan es cuestionar su experiencia, y no son particularmente propuestos a los cambios. Principalmente porque no entienden los motivos.

El diálogo antes, durante y después de implantar métodos Agile es clave. En primer lugar para dar a conocer sus beneficios, en segundo para saber qué dificultades encuentran los trabajadores en su uso y en tercero para ver cómo mejorar con el tiempo. Es importante que los trabajadores comprendan que su experiencia sigue siendo tan válida como lo era antes. Una analogía que suele servir es el paso del teléfono al email. La herramienta de gestión cambió, pero el resultado del trabajo siguió siendo el mismo, mejorando la productividad.

Agile frente a waterfall

Mientras que los métodos waterfall tradicionales planifican al detalle el proyecto desde el principio, los métodos agilistas como scrum plantean la posibilidad de contratiempos y cambios. Por ejemplo, el mencionado Diagrama de Gantt calcula al principio del proyecto el marco temporal y los costes del mismo. Y, por supuesto, nunca se cumple.

Los métodos agilistas enfocan los proyectos desde otra perspectiva y «Siempre es hoy» es la frase estrella al abordar los proyectos desde este punto de vista. Esto no significa que el agilismo no tenga rumbo o prescinda de una estrategia, sino que evalúa en cada punto del proyecto el mejor paso a seguir a continuación.

El agilismo tiene una dirección clara, mientras que los métodos tradicionales tienen una hoja de ruta rígida.

Por ejemplo, es improbable que una empresa que arranca un proyecto a cinco años sepa qué dificultades y oportunidades se encontrará en el camino. El método waterfall ignora estos baches y, por tanto, se hace imposible reaccionar a tiempo cuando ocurren.

Algunos pasos para aplicar la metodología Agile

Aunque hablar sobre estos temas ocupa libros completos, sí podemos dar una serie de pautas para que los gestores se familiaricen con el uso de estas herramientas:

    • Los proyectos no se dividen en días, sino en hitos o tareas, de modo que al principio se tienen bastantes, y estas se van resolviendo de una en una.
    • Las tareas más cercanas en el tiempo a nosotros estarán más definidas (por ejemplo, «Corregir el informe X», mientras que aquellas que realizaremos en semanas o meses pueden formar clusters genéricos (por ejemplo, «Marketing»).
    • Un marco de referencia para cada tarea definida es que nos lleve de pocas horas a varios días, aunque dependerá del proyecto y de la gente que participe en él.
    • Cada tarea está pendiente (to do), en marcha (doing) o hecha (done), pero no en un término intermedio, algo que agiliza el pasar de una a otra. Y sí, una tarea puede volver hacia atrás porque tengamos que repasarla, poniéndola de nuevo a la cola.
    • Se usan métodos visuales para la gestión. Con frecuencia métodos GTD o Kanban, que consisten en una pizarra donde se muestra la tarea en curso y las siguientes tareas a realizar:

Los métodos ágiles pasan sí o sí por las reuniones

Merece la pena reservar 15 o 20 minutos de primera hora de la mañana para, estando todo el equipo junto, chequear el estado de las distintas tareas de los proyectos. Inclusive aunque lo único que se diga por parte de algún departamento o empleado sea «No hay novedad».

Este tipo de reuniones son muy productivas, ya que redirigen día a día la capacidad de trabajo a las tareas pendientes y evitan las pérdidas de tiempo. Si durante la reunión matinal el responsable observa que alguna tarea requiere de más personal, podrá asignarlo durante el día a esa tarea específica.

Esto fomenta la cohesión de equipo, la participación y la implicación de los proyectos, ya que el mismo proyecto acaba siendo tarea y logro de todos los implicados.

Los métodos agilistas parten de la base de que la empresa tendrá que responder de forma rápida a los cambios del entorno, cada vez más turbulentos. Para ello se dejan abiertas las tareas más alejadas de la línea temporal, aunque con una clara orientación a un objetivo definido.

Aunque de compleja implantación, las claves para aplicar la metodología Agile son contar con el apoyo de una o dos personas muy implicadas en el cambio, convencer a los profesionales de que el método funciona, y localizar un proyecto en el que arrancar el cambio.

 

Por Marcos Martínez