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Que la gestión del tiempo en el trabajo nunca más sea un problema

A veces, la vida laboral nos absorbe demasiado. Tanto, que por muchas horas que dediquemos a nuestras obligaciones, no logramos sacarlas adelante. En ocasiones, esto se debe a un problema de gestión de tiempo. Hoy vamos a tratar este tema planteando una serie de consejos y soluciones para ser capaces de organizarnos mejor.

Todos conocemos los problemas derivados de no saber administrar nuestro tiempo en el trabajo. No somos capaces de cumplir en fecha con las tareas asignadas. Nos agobia la sensación de improductividad y perdemos energías que nos serían muy necesarias para atender a nuestras responsabilidades. Además, ello afecta a nuestro humor y produce estrés y ansiedad. ¿Qué hacer para solucionarlo?

Trucos para mejorar la gestión del tiempo

Tener una agenda. Anotar las cosas “de cabeza” no es buena idea. Las agendas sirven para organizar nuestras tareas por fechas y para que, de un simple vistazo, sepamos cuánto trabajo hemos de abordar en un día.

– Analiza tus tareas. Es importante clasificar todas esas obligaciones que tenemos y establecer prioridades. ¿Qué es fundamental? ¿Qué responsabilidades son secundarias?

La teoría de las tres tareas. Un ejercicio muy productivo para gestionar el tiempo en el trabajo consiste en adjudicar solo tres tareas importantes en el día. Tener una lista pequeña ayuda a que la planificación no nos agobie. Otro puntal de esta dinámica pasa por realizar, en primer lugar, una de esas tres tareas más importantes.

– Bloques de tiempos. No se trata de pasar más y más horas frente al ordenador. Hemos de planificar nuestro día. Es útil delimitar un tiempo para cada tarea e intentar ceñirse a los tiempos que nosotros mismos fijamos.

– Ser realista. Muy relacionado con el punto anterior. Hemos de ser conscientes del trabajo que podremos abarcar en cada momento y de cuál nos será imposible atender. Tener los pies en la tierra evitará posteriores desajustes de horarios.

– Delegar. Si no podemos sacar todo el trabajo adelante, siempre podemos contar con la participación de otras personas que nos echarán una mano. Esa persona puede ser nuestro compañero de trabajo o, si trabajamos por cuenta propia, alguien a quien contratemos para realizar una tarea.

– Estudiar las rutinas. Mirar hacia nosotros y hacia nuestro día a día. Es útil observarnos desde fuera, analizar qué hacemos y cómo lo desarrollamos. Tal vez, alguna de nuestras rutinas nos está ocupando mucho tiempo y podríamos optimizarla realizando algún cambio.

– Desconectar. Cuando llegue el momento de terminar el trabajo, es necesario desconectar del todo y no seguir pensando en ese quehacer que tenemos pendiente. Hay un momento para todo y relajar nuestra mente es igual de necesario. Solo así podremos seguir rindiendo día a día.

Lo que debes evitar

Además de los consejos que os hemos presentado, hemos de intentar evitar ciertos comportamientos y actitudes que, sin darnos cuenta, se “comen” ese tiempo que ya teníamos tan bien planificado.

– Interrupciones. Personas, llamadas o mensajes que nos interrumpen. No solo se trata de invertir diez, veinte o treinta minutos en atenderlos, sino que las interrupciones implican que perdemos nuestra concentración y hemos de volver a trabajar para recuperarla.

– Distracciones. A veces no son otros, sino nosotros mismos, los que nos distraemos. Visitar el perfil de una red social “un momentito nada más”, por ejemplo, puede suponernos una innecesaria pérdida de tiempo.

– Ser inflexible. En ocasiones, por mucho que nos hayamos planificado, esa tarea nos ocupa más tiempo del que pensábamos… No hemos de obsesionarnos con cumplir cada uno de los bloques de tiempo que teníamos para ese día. Ser flexible y amoldarse a las circunstancias también es fundamental.

Herramientas muy útiles

El mundo digital está lleno de apps e instrumentos que nos ayudan a organizar mejor nuestro tiempo y las tareas en el trabajo. Algunas de ellas son:

– Harvest. Es una app que realiza un seguimiento del tiempo invertido en cada tarea. O, más concretamente, por proyecto, cliente y tarea específica. Es muy útil para pymes y autónomos pues además, cuenta con una versión gratuita.

– Wunderlist. Este planificador de tiempo atiende a tareas profesionales y personales. Ayuda a administrar ocupaciones que tenemos de forma simultánea y nos envía recordatorios. También podemos compartir listas de tareas o delegar funciones.

– Hours. Es una app de gestión de tiempo para dispositivos Apple. Se pueden codificar las tareas asignándoles un color y realiza informes de seguimiento de cada labor que se pueden descargar e incluso enviar a los clientes.

– Sesame. Herramienta que pueden usar las empresas para controlar los horarios de sus trabajadores. Éstos pueden organizar sus ocupaciones y también gestionarlas y flexibilizarlas. Permite analizar la productividad por departamentos o de forma individual.

La organización de nuestro tiempo en el trabajo es fundamental para ser productivos y cumplir con nuestras obligaciones diarias. Aprender a gestionarlo de forma eficiente es una asignatura pendiente que debemos abordar.

 

Por Noelia Martínez