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La unión hace la fuerza: alíate con la empresa de al lado para negociar con proveedores

¿Sabes a lo que se dedica la empresa que tienes al lado, cruzando la calle o en tu mismo portal? ¿No? En ese caso, es posible que estés perdiendo una oportunidad de negocio importante. No solo la que existe a nivel vertical proveedor-cliente, sino en un nivel horizontal de cooperación para ganar poder de compra.

La mayoría de pymes tienen una estructura pequeña y departamentos de compra individuales y con poco poder de capital. Esto las coloca en desventaja con respecto a los proveedores. Buscar sinergias de compra con las empresas del entorno físico inmediato puede ayudarnos a negociar mejores condiciones.

¿Para qué hacer fuerza entre empresas?

Antes de pensar en estructuras de dos o más empresas en horizontal, se ha de comprobar si existe un bien o servicio demandado por ellas, de modo que tenga sentido trabajar en una línea conjunta.

Lo más probable es que sí. Cualquier empresa de España tiene algún tipo de actividad similar a la que tiene la de al lado. Aunque una se dedique a la enseñanza y otra a envasar alimentos para conserva. Actividades propias de las empresas tales como la adquisición de material de oficina, por poner un ejemplo. Bolígrafos, folios, grapadoras… Artículos de bajo coste en cuyo margen o sobrecoste rara vez pensamos, pero a los que hay que agregar objetos tales como mobiliario, ordenadores y material técnico avanzado.

El cambio de una estructura con un departamento de compras interno a la generación de una estructura de más de una empresa bajo el mismo sistema de adquisiciones ayuda a reducir los costes de las compras al aumentar el poder de negociación.

Compra de bienes

Pongamos el ejemplo en que una empresa pequeña tiene que cambiar uno o dos ordenadores. Negociar con un proveedor de electrónica en base a dos unidades apenas sí nos da poder, pero, ¿y si en lugar de ser dos son cuatro, diez o veinte? ¿Y si se realiza una compra conjunta por parte de todo un edificio de oficinas?

Entra en juego el concepto de economía de escala (local), que ayuda tanto al proveedor, al ver una única cara negociadora; como a los compradores individuales, que obtienen un mejor precio por el mismo bien.

Uso de bienes durables compartidos

Otro ejemplo puede ser el de un polígono de 100-500 naves (un desarrollo urbanístico muy usado en nuestro país). Si cada nave es una empresa, deben contar con un espacio destinado a comedor, cocina y baños, perdiendo un espacio importante que podrían compartir entre varias. Como consecuencia, gran parte del área útil del polígono está inutilizada (e infrautilizada).

Una alternativa interesante es realizar la compra de una o dos naves centrales para albergar estos servicios generales. Así, cada empresa inscrita dentro de este plan ganaría un porcentaje importante de área útil.

Además, la posesión de una cocina por cada empresa deja de lado un cálculo que no suele tenerse en cuenta: el coste de simultaneidad. Este se observa fácilmente pensando en que un comedor se usa solo durante una hora por cada empresa, pero uno comunitario podría usarse a lo largo de tres o cuatro en diferentes franjas, y a un coste muy inferior que la suma de los comedores individuales.

También podrían compartirse salas de reuniones con proyectores, instalaciones deportivas, flotas de coches comunitarias o el alquiler de almacenes en el que cada socio usa el espacio que necesita.

Negociación de servicios para más de una empresa

Los servicios (intangibles) también entran en este tipo de negociaciones. Cada pyme tiene ahora un contrato con un servicio de limpieza. Eso, o son los propios dueños y empleados los encargados de gestionar el mantenimiento de los locales, algo que les resta tiempo de trabajo.

Una negociación colectiva de limpieza, por seguir con este enfoque, que cubra las 100 naves del polígono en lugar de 100 contratos de limpieza diferentes ayuda tanto a contratadores como proveedores del servicio. La empresa que llevará ese mantenimientotendrá el trabajo concentrado en un único lugar, evitándose costos de desplazamientos de personal y ganando cierta seguridad de trabajo.

Debido a esta reducción (muy importante teniendo en cuenta que el coste de la mano de obra es de lo más representativo en empresas similares) podrá presentar un presupuesto muchísimo más ajustado para los clientes (empresas conjuntas) ganando un beneficio mayor que vendiéndose a 100 empresas diferentes.

¿Cómo se crea una sinergia horizontal con una empresa?

Lejos de contratos verbales, apretones de manos o abrazos, las sinergias horizontales pueden realizarse de forma segura y legal por medio de distintos contratos.

Lo ideal, más allá de un contrato entre dos o más partes, es la creación de una sociedad conjunta que englobe las tareas a gestionar. Ilustraremos el caso con el ejemplo de una galería comercial modesta, de las que son habituales en municipios de pequeño tamaño. Por ejemplo, con un puñado de empresas familiares:

Una alternativa factible es la de generar una sociedad conjunta cuyo objetivo sea la de realizar todas las compras dentro de unas categorías comunes. Por ejemplo, papelería, ordenadores, contratación de luz/agua/gas, renovación de luminarias, limpieza, contratación de seguridad… Pero dejando a un lado aquellas compras específicas de cada negocio.

Dos estructuras empresariales que funcionan bastante bien en este marco son las cooperativas y las comunidades de bienes, que encajarán mejor o peor en función de la tarea a desempeñar.

Si hablamos simplemente de compartir una serie de objetos materiales, la comunidad de bienes será la mejor alternativa. De igual modo que se hace en un edificio civil con los gastos comunes, cada empresa miembro puede aportar una cuota para gastos comunes.

Pero si esta sociedad se encargará de gestionar servicios más abstractos para las empresas formadoras, es posible que compense crear una cooperativa, que será más flexible y configurable en función del perfil de cada participante.

Este tipo de organizaciones, generadas por otras para un fin concreto, tienen la ventaja de que no tienen por qué regirse por el principio de la competencia. Es decir, no tienen que generar beneficio económico para sí mismas ni ser rentables per sé. Basta con que beneficien a sus socios.

Por ello, pueden tomar valores prestados de la economía social, como el principio de puerta abierta o el de un hombre un voto para su gestión. Nadie dice que será fácil, pero trae una serie de ventajas competitivas que hay que tener en cuenta. Y ahora, ¿te interesa a lo que se dedica la empresa que tienes al lado, cruzando la calle o en tu mismo portal?

 

Marcos Martínez